Pautas para firmas de correo electrónico

Un bloque de firma es un texto que se genera y envía con cada mensaje de correo electrónico saliente. Una firma de correo electrónico es una oportunidad para garantizar que su información sea fácilmente accesible para los destinatarios de sus mensajes. Sin embargo, es fácil difuminar las líneas entre lo formal y lo informal al enviar mensajes rápidos. Tener una línea de firma bien diseñada puede ayudarlo a evitar presentar una imagen no profesional.

Información del contacto

Incluya su nombre, título e información de contacto en su bloque de firma. Cuando envía un correo electrónico, especialmente para fines comerciales, el destinatario debe poder terminar su carta y luego ver rápidamente cómo ponerse en contacto con usted para obtener más información. Incluya su nombre, título, nombre de su empresa, dirección postal y número de teléfono en su información de contacto.

Sitio web

¿Tiene un sitio web personal o una página en el sitio web de su empresa? Si es así, incluya la dirección en su bloque de firma. Esta información se puede guardar en los marcadores del destinatario. Cuando se incluye una dirección de sitio web en un bloque de firma, normalmente puede omitir la parte "// www". Simplemente escribirías "xyzcompany.com". Esto guardará caracteres para bloques de firma de caracteres limitados.

No más de seis líneas

De acuerdo con las pautas de firma del correo electrónico de la Escuela de Derecho de la Universidad de Valparaíso, un bloque de firma debe mantenerse en seis líneas o menos. Aunque no hay una "regla" sobre esto y el número de líneas puede variar según la compañía o la persona, la regla general es mantener la firma lo más corta posible.

Firmas Uniformes

La Universidad de Colorado en Denver promueve correos electrónicos uniformes a través de una compañía u organización. Esto otorgará reconocimiento de marca a los clientes que hacen negocios con varias personas dentro de una empresa. Si está creando una firma para usar en su lugar de trabajo, pregunte a su superior si existen pautas para enviar firmas por correo electrónico y solicite una muestra o dos. Si está creando una firma para fines personales o una empresa de su propiedad, puede crear sus propias directrices.

Evitar cotizaciones

Evite utilizar dichos o citas personales en la correspondencia comercial. Lo que le parece divertido, a otra persona le puede parecer ofensivo, por lo que es mejor errar por el lado de la precaución y no agregar una cita. Apégate a los datos básicos de contacto que tu lector necesitará para identificarte y ponerte en contacto.