Asignación de millas autorizada por el gobierno de EE. UU. Para deducciones fiscales

El gobierno federal clasifica el costo del uso comercial de los vehículos como un gasto comercial deducible. El Servicio de Impuestos Internos autoriza una tasa de asignación de kilometraje estándar para empresas y particulares. La tarifa estándar lo libera de la necesidad de mantener registros detallados de los gastos del vehículo, aunque siempre tiene la opción de hacerlo si lo prefiere.

Tarifa estándar

El IRS actualiza la tasa estándar de millaje de manera periódica para reflejar los costos operativos promedio del vehículo. Por ejemplo, la tasa estándar para 2012 fue de 55.5 centavos por milla. Las empresas, incluidas las personas que trabajan por cuenta propia, usan esta tasa para calcular cuánto se debe cancelar como un gasto comercial. La tarifa estándar también sirve como la tarifa de millaje deducible para los empleados que usan sus vehículos personales para viajes relacionados con el trabajo.

Reembolsos

Cuando un empleador reembolsa a los empleados por el uso de sus vehículos personales en el trabajo, generalmente establecen su tasa de reembolso en o ligeramente por debajo de la tasa estándar del IRS. Para una empresa, el reembolso de millas es un gasto comercial deducible. Los reembolsos no se cuentan como ingresos y los empleados no tienen que pagar impuestos sobre el dinero. Si le paga a los empleados solo una parte de la tarifa estándar para conducir sus propios vehículos para fines comerciales, pueden cancelar la diferencia entre lo que usted paga y la tarifa estándar como una deducción de impuestos.

Conducción cualificada

La tarifa estándar se aplica solo a la conducción que está directamente relacionada con un propósito comercial. Por ejemplo, si un vendedor conduce para ver a un cliente, es millaje calificado. Las entregas a los clientes y la recogida de suministros son otros usos comerciales calificados. Los desplazamientos, es decir, conducir entre el hogar y un lugar de trabajo regular, no son deducibles de impuestos. Además, un empleado no puede reclamar una asignación por millaje si usa el vehículo para uso personal durante un viaje de negocios.

Documentación

Para deducir la asignación de millas estándar, debe mantener un registro de las millas recorridas para uso comercial de un vehículo. Los empleados son responsables de mantener y enviar periódicamente este registro a usted, generalmente en forma de registro de millas. Cada entrada de registro debe indicar la fecha de cada viaje de negocios, el propósito del viaje y dónde se condujo el vehículo. Se debe incluir la lectura inicial y final del odómetro.