Procedimientos del libro mayor

El software de contabilidad incluye dos características principales: un libro mayor general y capacidades de informes. El libro mayor general es la pieza que utiliza para ingresar transacciones diarias y la fuente de información para los informes financieros. Si bien la creación de procedimientos para usar el libro mayor es una buena práctica comercial, es esencial cuando tiene más de una persona haciendo entradas.

Cuentas por cobrar

Muchas compañías estructuran sus departamentos de contabilidad para que una persona ingrese información en las cuentas por cobrar, mientras que otro empleado maneja las cuentas por pagar. Esto ayuda a evitar entradas duplicadas, aunque un único contador orientado a los detalles generalmente puede realizar un seguimiento de ambos en el libro mayor. Deje en claro a los empleados contables que están autorizados a ingresar información sobre cuentas por cobrar, y designe lo que constituye una cuenta por cobrar. En la mayoría de los casos, se trata de dinero que ingresa a la empresa o que se le debe a la empresa, como los pagos recibidos o esperados de los clientes. El libro mayor rastrea las facturas pendientes, así como los pagos que se han realizado. Es útil que sea un procedimiento estándar para que el empleado de las cuentas por cobrar cree comprobantes de depósito para el ingreso diario y las entradas del libro mayor por número de depósito. Cuando el depósito se publica en su cuenta bancaria, él puede marcar el depósito como completado.

Cuentas por pagar

Las cuentas por pagar generalmente son manejadas por un miembro senior de su personal de contabilidad si tiene varios empleados contables. Las cuentas por pagar registran el dinero que sale de su empresa, como pagos a empresas de servicios públicos, proveedores y empleados como nómina. El empleado de sus cuentas por pagar realiza entradas en el libro mayor cuando crea cheques para pagos, y ella los marca como pagados cuando los cheques cobran al banco. Esto ayuda con las reconciliaciones mensuales.

Otros usos

Los ingresos no siempre vienen en forma de simples cheques de los clientes. El libro mayor general le permite hacer un seguimiento de los ingresos de inversión, como los intereses ganados. También le permite realizar un seguimiento de las ventas de capital, como cuando vende su camión de entrega para comprar uno nuevo. Además de las facturas y gastos mensuales esperados, también realiza un seguimiento de las compras únicas, como el nuevo camión de entrega, en el libro mayor. Si tiene varias cuentas bancarias, como una cuenta corriente y de ahorros, todas las transferencias entre cuentas deben registrarse en el libro mayor.

Reconciliaciones

A cada entrada del libro mayor general se le debe asignar un código de cuenta según su tipo. Los pagos a las empresas de servicios públicos, por ejemplo, deben tener el mismo número de cuenta, aunque puede usar subcuentas para separarlos más. Los ingresos por alquiler se deben clasificar de forma diferente a la de las compras de los clientes. Esto le ayuda a completar las reconciliaciones mensuales. Su empleado senior de contabilidad debe conciliar el libro mayor al final de cada mes para asegurarse de que los saldos coincidan con los de sus cuentas bancarias. Si no lo hacen, debería investigar el problema hasta que el libro mayor se reconcilie. La realización de conciliaciones mensuales hace que su conciliación anual sea mucho más sencilla y asegura que su balance y los informes de pérdidas y ganancias sean precisos todo el año.