Formas de cartas comerciales

La comunicación clara es la piedra angular de un negocio exitoso, y escribir cartas es uno de los medios principales a través de los cuales se comunica. Ya sea que sus cartas comerciales se envíen en papel o electrónicamente, las palabras y el mensaje impresionan al destinatario. Las cartas comerciales también proporcionan documentación, así que asegúrese de usarlas adecuadamente. Dominar las formas más comunes de cartas comerciales a empleados, clientes y partes interesadas asegurará que sus comunicaciones sean efectivas.

Cartas de venta

Las cartas de ventas son herramientas comunes que se utilizan para promocionar sus productos o servicios. Estas cartas son de naturaleza persuasiva y proporcionan un llamado a la acción en algún momento. Por ejemplo, si dirige una empresa de contabilidad, puede enviar una carta a los clientes potenciales al momento de los impuestos presentándose y ofreciendo sus servicios. Al igual que con la mayoría de las comunicaciones de su empresa, debe identificar al lector antes de escribir la carta. Lo más probable es que desees encuadrar una carta general que enviarás a clientes potenciales desconocidos en una lista de correo de manera diferente a una carta personal a un CEO, por ejemplo. Incluso cuando envía cartas de ventas a un grupo que obtuvo de una lista de correo, debe hacer todo lo posible para enviar la carta a una persona designada. Incluya características y beneficios en la carta y solicite una visita, una llamada telefónica o una compra.

Cartas de respuesta

Como propietario de una pequeña empresa, a menudo se le pedirá una respuesta a las consultas de clientes, inversores y empleados potenciales. Una respuesta rápida puede jugar un papel importante en la forma en que se recibe su carta. Consulte la consulta en la apertura de la carta y ofrezca gratitud por el interés en su negocio. Responda la pregunta con claridad y consulte los folletos, hojas de precios o direcciones de sitios web adjuntos que pueda incluir en la carta. Finalmente, tendrá que otorgar o rechazar la solicitud que vino en la consulta. Sea claro y no se disculpe por su decisión. Ofrezca una breve explicación si debe rechazar una solicitud, combinada con sugerencias a las que la persona puede acudir para obtener ayuda. Al otorgar una solicitud, use la carta como una oportunidad para vender un fondo de comercio adicional a través de un breve párrafo que promueve su empresa.

Reclamaciones

Si tiene un reclamo y necesita una respuesta de un proveedor o proveedor, o si está respondiendo un reclamo de un cliente, lo más probable es que tenga la necesidad de responder con un reclamo o carta de ajuste. Sea claro en su redacción y específico sobre el problema al que se dirige la carta. Mantén un tono respetuoso para obtener los mejores resultados. Honre los sentimientos expresados ​​por los clientes insatisfechos que solicitan un ajuste o un reembolso. Recuerda que cada comunicación que escribas proporciona una oportunidad para construir buena voluntad.

Los formatos

Todas las cartas comerciales deben seguir un formato preciso para mantener un tono profesional. Si no utiliza un membrete de su empresa, ponga su nombre y dirección en la parte superior de la carta, seguido de la fecha en que la envíe. A continuación, escriba el nombre y la dirección de la persona a quien le está enviando la carta, seguido del saludo. Realice una investigación para encontrar un nombre y el título correcto de la persona a la que está escribiendo. Por ejemplo, los médicos notan cuando se les llama "Sr." o "Ms." en lugar de "Dr." Después del saludo, escriba su carta en formato de bloque, con cada párrafo justificado a la izquierda, utilizando un espacio doble entre párrafos. La claridad y la brevedad son herramientas comerciales valiosas y deben usarse al escribir una carta comercial. Llegar al punto rápidamente. Haga una copia de seguridad de su solicitud o respuesta particular con detalles de respaldo. Cierre con una recapitulación de la apertura, seguido de una llamada a la acción si es necesario. Cierre con "sinceramente" o "gracias", luego deje unos cuatro espacios para firmar la carta.