Cinco características de los mensajes de negocios

Aunque las ideas de lanzamiento, solicitar ventas y realizar reuniones de negocios son más efectivas en un ambiente cara a cara, a veces los profesionales deben dejar un mensaje. Al enviar correos electrónicos relacionados con la empresa y hablar con los contestadores automáticos, aún puede hacer un lanzamiento efectivo. Muchos sitios web de negocios y recursos humanos proporcionan listas de siete, 10 o incluso 12 rasgos comunes de mensajes empresariales exitosos. Puede lograr una comunicación efectiva con asociados y clientes mediante la implementación de solo cinco características principales.

Cortesía y tono conversacional

Ya sea que se comunique por teléfono o correo electrónico, un mensaje de negocios debe tener un tono informal, agradable y de conversación. Es importante que hable de una manera amistosa y acogedora que fomente una respuesta del destinatario. Abstenerse de sonar emocional, confrontacional o quejarse. En su lugar, sea cortés, use palabras y frases positivas como "por favor", "gracias", "sinceramente", "Apreciamos" y "saludos cordiales". Deberías preguntarte: "¿Me hubiera gustado leer esto?" de acuerdo con Roger Reynolds, Presidente y CEO de ABCO Payroll Services Inc.

Concisión

Ser conciso es un elemento muy importante de la comunicación empresarial. Esfuércese por expresar su opinión con cortesía y exponga su idea o inquietud en la menor cantidad de palabras posible. Evite usar oraciones corridas, expresiones largas y evite el contenido repetitivo. La concisión ahorra tiempo y dinero para ambas partes, según el sitio web Explore HR. Al eliminar la redacción innecesaria y al brindar solo un saludo cortés, declaraciones relevantes y una invitación a responder, usted muestra la importancia de sus ideas o inquietudes. Reynolds sugiere que se dirija directamente al tema del mensaje, evite las palabras y frases de "relleno" y no repita la correspondencia previa.

Corrección y exactitud

Dejar un mensaje o enviar un correo electrónico con la información o el contenido incorrecto no solo es embarazoso, también es poco profesional, requiere mucho tiempo y es costoso. Cuando los errores en un mensaje comercial incluyen nombres mal escritos o la información personal del destinatario, también se vuelve ofensivo. Antes de enviar un correo electrónico o marcar un número de cliente o asociado, asegúrese de haber verificado que sus hechos sean correctos y de haber verificado todos los números o montos correspondientes. Siempre asegúrese de tener el nombre, la ortografía y la pronunciación correctos de la persona de contacto para las comunicaciones escritas y verbales. Al enviar mensajes escritos, emplee siempre la gramática, la ortografía, la puntuación y la corrección correctas antes de enviarlos.

Claridad y precisión

La claridad es uno de los componentes más importantes de un mensaje de negocios exitoso. De acuerdo con el entrenador de comunicaciones comerciales, Ric Phillips, debe declarar claramente su negocio sin andar por las ramas. "Indique claramente sus objetivos o deseos, y las personas lo respetarán por su liderazgo e ideas", afirma Phillips. Use términos conocidos, oraciones cortas y evite los términos técnicos y la jerga comercial para eliminar posibles confusiones o conjeturas para el lector o el destinatario de la llamada. No debe haber ninguna necesidad de que el destinatario cuestione, descifre o traduzca la intención de su mensaje.

Concreción

Tanto Reynolds como Explore HR sugieren maneras de asegurar la concreción de su contenido, que es esencial para la efectividad de los mensajes de su negocio. El objetivo es crear una imagen vívida y una comprensión clara de su mensaje dentro de la conciencia de su destinatario. Utilice verbos procesables, descripciones vívidas y lenguaje específico y concreto para evocar interés. Usa hechos y cifras en lugar de vagas generalizaciones. Sea lo más descriptivo y definido posible sin sacrificar la concisión.