Políticas federales de cronometraje para contratistas gubernamentales

La contratación con el gobierno impone requisitos que normalmente no se encuentran en el mercado comercial. Los contratistas gubernamentales deben cumplir con las regulaciones y procedimientos adicionales para calificar para el proceso de adquisición federal y mantener su estado. Las políticas federales de cronometraje están contenidas en el Reglamento de Adquisiciones Federales y los requisitos de la Agencia de Auditoría de Contratos de Defensa. Tocan los sistemas manuales y electrónicos de seguimiento del uso de mano de obra en un contrato del gobierno, ya que es el factor de costo más alto y tiene un impacto directo en el costo total del proyecto.

Cronometraje manual

A pesar del uso cada vez mayor de los sistemas electrónicos, los criterios del gobierno federal para el cronometraje todavía se basan en gran medida en las prácticas manuales. El gobierno federal requiere que las compañías que buscan un contrato con él adopten prácticas manuales de tiempo aceptable, como que los empleados registren personalmente la hora registrada en el trabajo con tinta. Los supervisores y administradores no pueden completar las hojas de tiempo en nombre de ningún empleado, a menos que existan buenas razones para hacerlo, como que un empleado esté enfermo o viaje para el servicio. El empleado es responsable de garantizar que su hoja de tiempo se llene con precisión. Luego, el supervisor debe firmar en contra y aprobar la información antes de que el documento pueda enviarse para su pago.

Sistemas electronicos

Las compañías que deseen calificar para las ofertas de contratos del gobierno deben demostrar políticas de control interno adecuadas, particularmente cuando utilizan sistemas electrónicos de cronometraje. Los empleados deben acceder a sus hojas de tiempo utilizando protecciones de contraseña seguras y mantener un control personal de sus hojas de tiempo para que no se puedan realizar cambios no aprobados. Luego, se les requiere que hagan entradas diarias de todas las horas que han trabajado, ya sea que hayan recibido su pago o no, pero no deben hacer entradas ni cargos por mano de obra antes de trabajar. Durante los procesos de auditoría, el DCAA generalmente querrá inspeccionar los registros del sistema para verificar las personas que accedieron al sistema y las razones de dicho acceso. Si hubo un error, la auditoría buscará determinar cómo se manejó.

Políticas Escritas

Se requiere que los contratistas del gobierno tengan políticas escritas completas de hora que demuestren las prácticas de la compañía y el cumplimiento de los requisitos del gobierno federal. La empresa debe tener políticas escritas relacionadas con la preparación de hojas de tiempo y documentar cómo los empleados están capacitados para su uso. Las compañías deben tener políticas escritas relacionadas con los códigos de cargos por tiempo, que son los códigos que los empleados usan para designar el tiempo a facturar para un contrato gubernamental específico y son la base para calcular el costo total de mano de obra en el proyecto. La compañía debe estar en condiciones de presentar evidencia de auditorías periódicas o controles de piso para monitorear el cumplimiento de los requisitos federales de cronometraje.

Falta de adherencia

Las compañías que no cumplen con las políticas y los requisitos federales de cronometraje y aquellas que posteriormente no cumplen con los estándares estipulados quedan descalificadas para participar en contratistas del gobierno. Falsificar las hojas de tiempo es un delito penal en virtud de la Ley de Reclamaciones Falsas. Los empleados que lo hacen son responsables de los procedimientos penales mientras la empresa está excluida de la contratación del gobierno. Además, los contratistas gubernamentales que se involucran en sistemas fraudulentos de cobro de mano de obra también se abren a la responsabilidad penal y el procesamiento. Además, todas las partes fraudulentas están sujetas a procedimientos civiles conforme a la Ley, donde las multas son multas, penas de prisión y daños de hasta tres veces los daños que el gobierno federal sufrió en pagos fraudulentos.