Ejemplo de acta de reunión

Las actas de las reuniones no son solo una hoja de trucos de lo que se dijo en la reunión del personal de la semana pasada. Las actas pueden ser documentos legales formales que representan la acción oficial de la junta directiva de una empresa o el liderazgo de una entidad gubernamental. Debido a que los minutos son el registro oficial de los negocios y la actividad del gobierno, vale la pena desarrollarlos de manera efectiva. Si escribe notas a mano en papel, puede serle de ayuda si tiene un formulario preimpreso para que pueda poner la información apropiada donde quiera que vaya. También puede crear un formulario de computadora si trae su computadora portátil o una libreta electrónica para usar durante la reunión.

Información de encabezado

Los minutos incluyen un encabezado de la fecha y la ubicación de la reunión. La cabecera registra quién estuvo presente y quién tuvo una ausencia justificada, y por lo general identifica a la persona que se desempeñó como presidente de la reunión y secretaria de grabación.

Las reuniones que se realizan simultáneamente en varios lugares, por ejemplo, a través de videoconferencia, generalmente registran la asistencia según la ubicación.

EJEMPLO: "Acta de la reunión de la Junta Directiva de la Compañía A-1 4 de mayo de 2017 Sala de la Junta Ejecutiva, Edificio de la Sede

Robert Johnson, presidente y Kyle McGregor, secretario de grabación

Presente: R. Johnson, M. Pérez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark "

Material introductorio

Los minutos generalmente comienzan con la hora exacta en que el oficial que preside convocó la reunión para ordenar. En la mayoría de las reuniones, los primeros puntos del orden del día incluyen presentaciones, comentarios del oficial que preside y la aprobación de las actas de la reunión anterior.

Capture los puntos principales ofrecidos durante las observaciones del oficial que preside. Si los miembros ofrecieron enmiendas a las actas de la reunión anterior, registre los cambios con precisión.

EJEMPLO: "El Sr. Johnson ordenó la reunión a las 2:46 pm Después de las presentaciones informales, Johnson anunció que su gato recientemente dio a luz a seis gatitos. Por moción de la Sra. Hawthorne, las actas de la reunión de julio fueron aprobadas por unanimidad con el consentimiento la excepción de que la palabra 'camión' en el párrafo 15 está marcada y reemplazada por la palabra 'semi tractor' ".

Agenda de Consentimiento

Si bien cada reunión tiene una estructura diferente, las reuniones formales, especialmente para grupos gubernamentales, generalmente comienzan con una "agenda de consentimiento", que es poco más que una serie de informes y declaraciones que no requieren una votación. La agenda de consentimiento a menudo incluye correspondencia, informes de comités y otro material de información solamente.

Registre los puntos principales para cada elemento discutido durante la agenda de consentimiento, identificando el tema de la conversación y cualquier comentario importante ofrecido por los miembros durante la discusión abierta.

EJEMPLO: "La Sra. Smith leyó en el registro una carta de XYZ Manufacturing Company fechada el 4 de noviembre. La carta elogió el profesionalismo de la división de transporte al acelerar la entrega de un producto de alto perfil. El Sr. Pérez, en nombre de la división de transporte, dijo que XYZ hizo un excelente trabajo al proporcionar instrucciones detalladas de ruta ".

Agenda de negocios

La agenda de negocios es donde está la acción, la parte de la reunión donde los miembros debaten y votan sobre diversos elementos de acción.

Para las actas formales, el secretario debe transcribir la moción real que se está votando y el recuento real de votos, incluido quién votó a favor y en contra de la pregunta. Por lo general, el secretario también captura un resumen del debate, incluidos los puntos principales hechos por cada miembro que habló.

Técnicamente, no existe tal cosa como un voto para "abstenerse". Abstenerse significa no votar en absoluto. Las personas que desean registrar que no están ni a favor ni en contra de un asunto deben votar "presente" en su lugar.

EJEMPLO: "Johnson abrió la discusión sobre una factura de ABC Widgets por $ 21, 434.87. La Sra. Hatoyama dijo que la factura fue aprobada por el comité de finanzas la semana pasada. El Sr. Michaels dijo que apoya el trabajo en curso con ABC Widgets. "ABC Widgets, Inc., por $ 21, 434.87. La Sra. Sandborn la secundó. La moción fue aprobada 4-2, con Hatoyama, Sandborn, Michaels y Smith a favor y Pérez y Clark se opusieron".

Materiales finales

La mayoría de los minutos generalmente terminan con el tiempo que se suspende la reunión. Las actas están firmadas por el oficial que preside y el secretario de grabación, aunque si el secretario es un miembro con derecho a voto del grupo, la firma del secretario a menudo es suficiente.

EJEMPLO: "Johnson suspendió la reunión a las 7:14 pm La próxima reunión está programada para el 5 de agosto a las 3 pm en la sala de la junta ejecutiva.

Firmado, Robert Johnson, presidente Kyle McGregor, secretario de grabación "