Las Pautas para la Preparación de un Memorándum Interoficial

Un memorando es un documento que se dirige a personas específicas dentro de la organización con el propósito de registrar un acuerdo, entregar información o habilitar algún tipo de acción. El propósito del memorándum o de la memoria interna es informar al lector, no persuadir. La brevedad es importante al escribir el memo porque los responsables de la toma de decisiones tienen que asimilar el contenido rápidamente y pueden usar el memo como referencia mucho después de que se escriba.

Conoce a tu audiencia

Cuando se prepara para escribir su nota, es esencial que conozca a su público. Para conocer a tu audiencia, hazte algunas preguntas. ¿Quienes son? ¿Los responsables de la toma de decisiones o un gerente leerán el memo? Comience a escribir el memo preguntándose qué necesita saber el lector. Considere la posición y las responsabilidades del lector; por ejemplo, un abogado puede usar la información para prepararse para un caso judicial. Decida cuánta información necesita el lector antes de que pueda tomar una buena decisión.

Estructura de la oración

La estructura de la oración debe centrarse en la simplicidad. Evite un montón de términos técnicos y de negocios. Escriba con claridad eligiendo la palabra correcta y evite las palabras complejas. Usa un esquema para mantenerte organizado y enfocado en lo que vas a decir a continuación.

Partes del Memorándum

El encabezado consta de cuatro partes: el nombre de la persona a quien se dirige la nota, el nombre del escritor, el asunto del mensaje y la fecha de envío. El encabezado se suele etiquetar como "Hasta", "De", "Asunto" y "Fecha". La siguiente parte de la nota es el cuerpo. Un párrafo de "pregunta presentada" establece de qué se trata la nota. También detalla los hechos y el propósito del proyecto o lo que cree que es crucial, por ejemplo, los gastos de viaje fuera del estado. Un párrafo de "breve respuesta" indica cuál es su predicción. Puede responder a una pregunta, resumir o dar una recomendación. Estado de los hechos. La "discusión" es el párrafo más grande y concluye la nota. Aquí entra en detalles para demostrar lo que ha escrito en el párrafo de "respuesta breve". Si su discusión es compleja y analiza varios problemas, divida el párrafo en subtítulos.

Corregir

Debes revisar el memo. Lee la nota para ver si hay errores tipográficos y asegúrate de no haber escrito mal. Antes de imprimir o enviar la nota en un correo electrónico, verifique la estructura de la oración y léala detenidamente. Evite la vergüenza de escribir mal el nombre de alguien o enviarlo a la dirección incorrecta.