Documentación de Procesos Contables Significativos.

Si bien los memos de procesos contables significativos no tienen la historia de su novela favorita, sí proporcionan control sobre los informes financieros de su empresa. La documentación de los procesos contables significativos es esencial para garantizar que la actividad comercial se contabilice de manera coherente y de acuerdo con los principios contables generalmente aceptados. Comprender los pasos para crear una nota de proceso contable puede ayudarlo a implementar este procedimiento en su pequeña empresa.

Ciclo de transacciones

La documentación del proceso contable generalmente es administrada por el ciclo de transacción. Por ejemplo, todos los procesos contables relacionados con las compras a menudo se incluyen en la misma nota del proceso contable. En las pequeñas empresas que son lo suficientemente grandes como para respaldar a un departamento de contabilidad, la documentación generalmente es iniciada por un gerente de contabilidad o controlador que determina los tipos de transacciones que son lo suficientemente ordinarias para documentar una política. En las empresas más pequeñas, este proceso suele ser asumido por el único contador de la compañía. Una vez que se identifican estas transacciones, se agrupan por ciclo de transacción y comienza la documentación del proceso.

Aprobaciones y Control Interno.

La documentación del proceso contable debe incluir descripciones de las aprobaciones o actividades de control interno que se siguen al procesar una transacción. Por ejemplo, la mayoría de las compañías requieren niveles de aprobación al realizar compras. Una política de aprobación por niveles típica permite que los empleados pasen hasta cierto nivel sin aprobación, las compras más grandes requieren la aprobación del supervisor o gerente y las compras más grandes requieren la aprobación del propietario. Con frecuencia, se promulgan procedimientos similares para aprobaciones de crédito y para celebrar contratos en nombre de la empresa. Independientemente de las aprobaciones que configure para su empresa, documentar el control es solo la mitad de la batalla. Además, debe asegurarse de que el personal de la empresa realice un seguimiento con los empleados para asegurarse de que se cumplan las reglas.

Tratamiento contable

La sección más importante de un memorando de proceso contable es la descripción del tratamiento contable. Un tratamiento contable es una descripción de cómo deben contabilizarse las transacciones. Los principios de contabilidad generalmente aceptados a menudo permiten la discreción al elegir un tratamiento contable, pero generalmente requieren que el procedimiento se aplique de manera consistente. Al documentar la postura de la compañía con respecto a la contabilidad de las transacciones de rutina, los propietarios de pequeñas empresas pueden asegurarse de que la compañía contabilice las actividades comerciales de manera consistente. Esta sección debe incluir una descripción de la transacción, la contabilidad apropiada para la transacción, una cita del principio contable relevante que se aplica y el procedimiento requerido para obtener la aprobación si necesita desviarse del procedimiento.

Gestión del cambio

La revisión y actualización de los memos del proceso contable deben realizarse al menos una vez al año o cuando se realicen cambios importantes en la forma en que opera la empresa. Para asegurarse de que los cambios se documenten de manera oportuna, los propietarios de pequeñas empresas deben hacer una evaluación de los cambios en el negocio como parte del procedimiento de cierre mensual. Si los propietarios encuestan el negocio para detectar cambios relevantes como parte de una revisión mensual de los resultados del negocio, cualquier cambio se registrará en el mes en que se produzcan. Por ejemplo, digamos que una revista lanza una nueva opción de suscripción por un año en lugar de simplemente vender revistas en las tiendas locales. Estos cambios requieren que el propietario determine cómo contabilizar los ingresos por suscripción. Al descubrir los detalles de la nueva oferta al final del mes, incluso un propietario que no está administrando activamente el negocio puede garantizar que se sigan los procedimientos adecuados.