Requisitos de documentación para gastos comerciales con el IRS

Si bien el Servicio de Impuestos Internos requiere que su empresa envíe solo documentos seleccionados, como los formularios 1099, la documentación adecuada es fundamental si su empresa alguna vez se enfrenta a una auditoría fiscal. A menos que tenga notas y recibos adecuados que documenten cada gasto comercial que dedujo en declaraciones de impuestos pasadas, el IRS puede encontrarle responsable de los impuestos atrasados ​​además de las fuertes multas y los pagos de intereses.

Evidencia Fotográfica

Para reclamar una deducción por una oficina en el hogar, debe dedicar el área de su oficina únicamente a fines laborales. El monto de su alquiler o hipoteca, servicios públicos e incluso su factura telefónica se correlaciona directamente con los pies cuadrados de este espacio dedicado. Bonnie Lee, de la revista Entrepreneur, sugiere tomar fotografías fechadas del espacio de su oficina en el hogar como protección en caso de una auditoría, especialmente si la ubicación o el área de su oficina cambia con el tiempo. En algunos casos, un video de alguien que mide el espacio puede eliminar la necesidad de una visita al hogar durante una auditoría.

También son útiles las fotografías de activos o gastos relacionados para los que no tiene recibo, como un librero reutilizado que ahora usa en la oficina de su hogar.

Mantenimiento de registros a largo plazo

El IRS puede auditar una devolución de años atrás, por lo que es importante mantener registros antiguos. En una entrevista con la revista Inc., la firma de contabilidad Hirsch & Silberstein sugiere mantener todos los recibos, cheques cancelados y estados de cuenta bancarios por al menos siete años. Siempre mantenga registros de bienes raíces y copias de todas las declaraciones de impuestos anteriores, sin importar la antigüedad.

Documentación del empleado

Según el IRS, debe hacer que cada empleado complete el Formulario I-9: Verificación de elegibilidad de empleo. También debe hacer que los empleados completen el Formulario W-4: Certificado de asignación de retenciones del empleado para calcular el monto a retener de sus cheques de pago. Los contratistas independientes y otros trabajadores ocasionales deben completar el Formulario W-9: Solicitud de número de identificación del contribuyente y certificación. Conserve las copias originales de todos estos formularios por tiempo indefinido.

Si tiene empleados, su empresa debe presentar el Formulario W-2: Declaración de salarios e impuestos ante el IRS y distribuir una copia al empleado y a la Administración del Seguro Social antes del 31 de enero de cada año. Si contrató a contratistas independientes, debe presentar el Formulario 1099-MISC con el IRS y proporcionar una copia al contratista antes del 31 de enero de cada año.

Recibos de compras y gastos

La Publicación 583 del IRS describe una lista completa de compras y gastos por los cuales alienta a los propietarios de negocios a mantener registros. No se requiere un método específico de mantenimiento de registros, pero debe tener suficiente documentación para verificar cualquier gasto o compra que haya reclamado en sus declaraciones de impuestos, además de la verificación de todos los ingresos del negocio. Organice los recibos por año fiscal y categoría para una referencia futura fácil.