¿Los vendedores necesitan EINs?

El Departamento de Trabajo y el Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos utilizan los EIN para rastrear y cobrar los impuestos de las empresas operativas, incluidos los proveedores. Un EIN, o Número de identificación del empleador o Número de identificación del contribuyente, es una secuencia de nueve números creados exclusivamente para una empresa. Incluso las pequeñas empresas que no operan en una tienda minorista central, como un vendedor, usan EIN en algunas ocasiones.

Sistemas de clientes

Los proveedores proporcionan suministros y servicios a empresas e instituciones. Los vendedores a menudo trabajan por contrato, entregando productos de forma regular o continua. El departamento de cuentas por pagar paga por factura después de configurar una cuenta de proveedor para rastrear entregas y pagos. Algunos sistemas de cuentas por pagar como SAP o FinSys, requieren un EIN durante el proceso de configuración de la cuenta del proveedor. El EIN es el identificador del software y hace que las declaraciones de fin de año sean más fáciles de compilar e imprimir.

Compras al por mayor

Los vendedores, al igual que las pequeñas empresas similares, ganan dinero comprando productos al por mayor y luego los venden a los clientes a precios minoristas. Para realizar compras al por mayor a través de algunos distribuidores mayoristas, se requiere un EIN. Este número emitido por el gobierno es la verificación de que la empresa cumple con los estándares gubernamentales con respecto a su estado legal y realiza las declaraciones de impuestos adecuadas. Las compras al por mayor les ahorran dinero a los proveedores en suministros operativos, haciendo que un EIN sea vital para los gastos generales bajos.

Excepciones EIN

No todas las situaciones de venta requieren un EIN, por lo que se aplican algunas excepciones. Por ejemplo, si el proveedor vive fuera de los Estados Unidos, no será necesario un número de identificación del empleador. El empleado de cuentas por pagar crea el archivo, seleccionando el país apropiado, en lugar de omitir el estado del campo Número de identificación del empleador. Hay otras excepciones, como pagar con caja chica o establecer una cuenta entre una universidad y un estudiante. Algunas compañías pagan a proveedores más pequeños, como propietarios únicos, que contabilizan la transacción por medio de su identificación de contribuyente o número de seguro social.

Localizando un EIN

Si no está seguro de su número de identificación de empleador, puede localizarlo con relativa facilidad. Póngase en contacto con el Servicio de Impuestos Internos y solicite una copia del número. Revise los registros bancarios y contables, buscando una secuencia numérica de nueve dígitos. Vea los 1099 anteriores de las empresas a las que suministra. Todos los 1099 deben incluir los números de identificación del proveedor o negocio. Solicite un nuevo número si no tiene ninguno al completar el formulario EIN en el sitio web IRS.gov. También puede solicitar que se le envíe un formulario en papel a la dirección de su casa o negocio. Complete completamente la información y luego envíe el formulario a la oficina del IRS.