¿Los reembolsos de gastos deben ser reportados como ingresos?

Los reembolsos de gastos no son ingresos del empleado, por lo que no necesitan ser reportados como tales. Aunque el cheque o depósito está extendido a su empleado, no cuenta como cheque de pago o depósito de nómina. Cuando crea un cheque de reembolso de gastos o un depósito para un empleado, no está pagando por el tiempo o trabajo de ese empleado. En su lugar, está devolviendo una suma que su empleado ha establecido para algo que su empresa utilizará.

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• Los reembolsos de los empleados no necesitan ser reportados como ingresos. De hecho, es un gasto, ya que está devolviendo algo que un empleado ha establecido en nombre de la empresa.

Cómo registrar los reembolsos de gastos

Un reembolso de gastos se debe registrar como un gasto y se debe ingresar en la categoría en la que cae. Si usted es dueño de un restaurante y reembolsa a un empleado por recoger un contenedor de sal en el camino al trabajo, ese reembolso debe registrarse como un costo de los alimentos. Si su empleado recoge baterías para su detector de humo, los gastos deben registrarse como suministros.

Horas de compra y nómina.

Si bien el gasto que está reembolsando no es un costo de nómina, el tiempo que toma hacer el recado y hacer la compra debe incluirse en su nómina. Si un empleado gana un salario y se detiene en la tienda de camino al trabajo, es justo incluir este tiempo como horas de nómina. Si el empleado que se detiene en la tienda recibe su salario de manera asalariada, este tiempo de compra no afecta la nómina porque el trabajo de ese empleado se compensa a una tarifa fija.

Tipos de reembolsos de empleados

Debe reembolsar a los empleados dólar por dólar por las compras que utiliza directamente su empresa, como materiales y suministros. Otros gastos, como las comidas subsidiadas, se pueden compensar a una tasa parcial, como que la empresa pague la mitad de la cuenta. Si solo paga una cantidad parcial para un tipo particular de gasto, o paga por día, esta política debe estar claramente establecida por adelantado, para que sus trabajadores sepan qué esperar antes de gastar el dinero.

Los gastos por millaje de los empleados a menudo se reembolsan a una tasa fija por milla, generalmente la cantidad estipulada por el IRS al comienzo del año calendario como la deducción por millaje estándar.

Mantenimiento de registros de reembolso de empleados

Los empleados deben proporcionarle recibos para recibir reembolsos. Esta práctica le permite verificar que está reembolsando los montos que realmente se han gastado y le proporciona documentación para sus propios registros de impuestos. Para reembolsos de millas, sus empleados deben mantener registros de millas. Estos pueden ser formularios que usted proporcione, o registros que ellos mismos creen.

Un registro de kilometraje del empleado debe incluir el inicio y el final de las lecturas del odómetro, así como el kilometraje neto que utilizará como base para el reembolso. Las millas que viajan diariamente no son elegibles para reembolsos de millas.