Las desventajas de la característica de clasificación en Microsoft Excel

Puede usar Microsoft Excel para configurar una matriz simple de fila y columna de información, listar datos de ingresos, desglosar gastos y documentar eventos. Estas tareas apenas rayan la superficie de las capacidades de Excel. Su poder real radica en su capacidad para revelar relaciones entre los valores en un conjunto de datos. Ordenar los contenidos de la hoja de trabajo hace que esos patrones sean visibles. A pesar de todas las ventajas que puede ofrecer un paso de clasificación, viene con limitaciones que hacen que otros procedimientos de Excel sean más ventajosos.

Datos en movimiento

A diferencia de una base de datos, que mantiene el equivalente de cada fila en una hoja de cálculo de Microsoft Excel como un registro separado, las hojas de cálculo de Excel mantienen varios registros juntos. Cuando ordena sus datos, Excel reorganiza el orden de sus entradas de celda para que coincida con los criterios de organización que elija. Esta operación cambia la posición de la fila en la que aparecen los valores individuales. A menos que deshaga el paso de clasificación, sus valores cambian de posición de forma permanente, lo que puede afectar el resultado de las fórmulas que hacen referencia a los valores en celdas específicas. Si oculta filas o columnas completas antes de ordenar, el procedimiento no las afecta, lo que puede distorsionar los resultados.

"Oh, Excel, ¿cómo te ordeno?"

Microsoft Excel limita los criterios de clasificación a la organización ascendente y descendente en orden numérico o alfabético, por fecha u hora, por el color de las celdas, el tipo o los iconos, o en contra de una lista personalizada de valores que especifique. Aunque estas opciones proporcionan una base flexible para organizar sus datos, no puede elaborar una fórmula para controlar la forma en que el procedimiento de clasificación clasifica sus valores. Si una combinación de los métodos de clasificación incorporados de Excel no puede reordenar sus valores de la manera que prefiera, es posible que tenga que exportar sus valores y manipularlos en otro programa o usar otro método de Excel para lograr sus resultados.

Consecuencias accidentales

Cuando selecciona menos de una hoja de trabajo de valores completa antes de emitir un comando de clasificación, solo las filas y columnas que agregue a su selección califican para el procedimiento de clasificación. Si ingresó su información en la forma típica de registros de una sola fila, con cada columna en la fila relacionada con el resto de los datos de esa fila, un procedimiento de clasificación selectiva puede interrumpir su conjunto de datos y ocultar el significado de su información. Tenga en cuenta que la clasificación no puede reorganizar el orden de las columnas en una hoja de trabajo ni ocultar partes de sus datos.

Otros metodos

En lugar de usar el procedimiento de clasificación de Microsoft Excel para organizar y revelar patrones en los datos de la hoja de trabajo, use las opciones de filtrado del programa. El Autofiltro coloca un control sobre el que se puede hacer clic en la parte superior de cada columna de datos, brindándole acceso instantáneo a los criterios de clasificación que utilizan los valores de una columna para controlar el orden en que aparecen las filas completas. Cuando elimina el Autofiltro, sus valores vuelven al orden en que los ingresó. El filtro avanzado del programa amplía sus opciones para incluir relaciones lógicas complejas entre sus valores que puede construir en comandos de criterios múltiples. Puede aplicarse a toda su hoja de trabajo o limitar su aplicación a un rango de datos que usted especifique. Ambos comandos pueden ocultar resultados que no coinciden con sus necesidades de búsqueda y eliminar entradas duplicadas.