Cómo enviar por fax a múltiples destinatarios

Con chat en línea, correo electrónico y redes sociales en Internet, así como mensajes SMS en teléfonos inteligentes, los dueños de negocios no envían tantos faxes como lo hacían en el pasado. De hecho, muchas empresas ya no tienen una máquina de fax y dependen exclusivamente de computadoras e Internet para sus necesidades de comunicación. Pero si necesita enviar un fax, ya sea a una persona o a varios destinatarios, puede hacerlo si su PC con Windows tiene un módem de fax interno o externo: el procedimiento es el mismo.

1.

Cree el documento que desea enviar por fax con Microsoft Word, WordPad, Bloc de notas o una aplicación de creación de PDF. Guarde el archivo de documento en una carpeta de su computadora.

2.

Apague su PC. Conecte el extremo del cable telefónico RJ-11 al puerto para el módem interno en la parte posterior de la PC. Como alternativa, conecte el extremo del cable RJ-11 al puerto en la parte posterior de un módem externo conectado a un puerto serie o USB en la computadora. Conecte el otro extremo del cable a una toma de línea telefónica o caja de distribución de línea.

3.

Enciende la computadora y espera a que arranque Windows. Inicie sesión en Windows con su nombre de usuario y contraseña de administrador de Windows si se le solicita.

4.

Haga clic en "Inicio", "Todos los programas", luego "Fax y escaneo de Windows". En la ventana de Fax y escaneo de Windows, haga clic en el botón "Nuevo fax".

5.

Haga clic en "Conectarse a un módem de fax" y luego ingrese un nombre descriptivo para la conexión del módem en el campo "Nombre:". Haga clic en el botón "Siguiente", luego active la opción "Responder automáticamente (recomendado)". O bien, haga clic en y seleccione la opción "Notificarme" si desea responder las llamadas de fax entrantes manualmente o si desea que la opción las rechace. Aparece la ventana "Nuevo Fax" en la pantalla.

6.

Haga clic en el cuadro de lista desplegable "Portada" en la ventana Nuevo fax. Seleccione una de las opciones de portada en la lista o haga clic en "(Ninguno)" si no desea incluir una portada con el fax.

7.

Haga clic en el botón "Para:" debajo de la etiqueta de portada. Haga clic en el nombre del primer contacto de la lista a quien desea enviar el fax. Mantenga presionada la tecla "Ctrl" mientras hace clic en otros nombres para agregarlos a la lista de Destinatarios de mensajes para el fax. Después de seleccionar todos los destinatarios para el fax, haga clic en el botón "Hasta->" para agregarlos al cuadro de lista Destinatarios de mensajes.

Tenga en cuenta que la aplicación Fax y Scan extrae información de contacto de su perfil de Microsoft Outlook. Por lo tanto, si las personas a las que desea enviar el fax se encuentran en su libreta de direcciones de Microsoft Outlook, sus nombres ya aparecen en la lista. Si necesita agregar un destinatario a la lista, haga clic en el botón "Nuevo contacto" e ingrese los detalles de contacto del destinatario en la ventana Nuevas propiedades de contacto.

8.

Ingrese un encabezado de asunto apropiado para el texto del mensaje de fax en el campo "Asunto:" debajo del cuadro de texto a la derecha del botón "Para:".

9.

Haga clic en “Insertar” en la barra de menú, luego en “Archivo adjunto”. Navegue hasta el documento que creó en la ventana del navegador Insertar archivo adjunto. Resalte el documento del nombre del archivo, luego haga clic en "Adjuntar". Tenga en cuenta que Windows Scan and Fax crea un archivo de imagen de los documentos compatibles antes de enviar el fax para que los destinatarios puedan recibir las imágenes en las máquinas de fax independientes, así como los módems de fax de la computadora.

10.

Ingrese una nota de portada para el fax en el panel del editor debajo del campo "Adjuntar". Formatee el texto de la nota de portada con las herramientas de formato en el panel del editor. Con las herramientas, puede cambiar la fuente, el tamaño de la fuente y otros atributos de texto.

11.

Haga clic en el botón "Enviar" para enviar el fax. Windows Fax y Scan marca el número de la máquina de fax del primer destinatario, establece una conexión y envía las páginas a la máquina de fax remota. Después de enviar el primer fax, Fax y Scan continúan enviando faxes a otras personas que incluyó en la lista de Destinatarios de mensajes.

Cosas necesarias

• Módem de datos / fax interno o externo
• Cable telefonico rj-11