Estructura organizativa de la recepción del hotel

La oficina principal de un hotel es quizás el área más importante de la organización. Los empleados que conforman su departamento son los primeros y, a veces, solo representantes del establecimiento con los que interactúan los invitados. Aunque la estructura organizativa de la oficina central del hotel varía según si la instalación es una pequeña empresa o un gran complejo turístico, se encuentran ciertas funciones en todas las organizaciones.

Gerente de Recepción

El gerente de la oficina principal o el supervisor de recepción en el extranjero realizan todas las operaciones de la oficina principal del hotel. Como gerente de personal, este individuo programa a los empleados para garantizar que haya una cobertura adecuada y en todo momento. Ella también implementa las políticas o procedimientos que son administrados por la administración del hotel. Cuando las personalidades VIP, como las celebridades o los dignatarios, se quedan en el establecimiento, a menudo ella es responsable de brindarles la atención personal que requieren. En la mayoría de los casos, el gerente de recepción reporta al gerente general del hotel.

Reservaciones

Los empleados de recepción y reservaciones de la recepción de un hotel son los que más interactúan con los huéspedes. Los empleados de reservaciones se comunican con la perspectiva de los huéspedes a través del teléfono e Internet, programando sus estadías y documentando cualquier necesidad especial que puedan tener. Por ejemplo, si un huésped solicita una habitación en un piso donde no se fuma, el encargado de la reserva tomará nota especial de esto, para que haya una habitación adecuada lista cuando llegue el huésped.

Recepción

Cuando llegan los invitados, los empleados de recepción los registran, imputan sus nombres en el registro de las instalaciones, los asignan a una habitación y responden cualquier pregunta o solicitud básica que los huéspedes puedan tener durante su estadía. Por ejemplo, un huésped puede llamar a la recepción para reportar un grifo de baño con fugas. El secretario se pondría en contacto con el departamento de mantenimiento para que se puedan realizar las reparaciones adecuadas. Al final de la estancia de los huéspedes, un empleado de recepción los revisa. Además, el empleado informa cualquier inquietud que el hombre invitado tenía a la gerencia.

Servicio de portero

Un botones o un portero del hotel recibe a los huéspedes una vez que se registran en el establecimiento. Este individuo lleva el equipaje de los invitados mientras los muestra a su habitación. Asegurándose de que todo en la habitación esté en orden y funcionando correctamente, el portero verifica el equipo de la sala, como la iluminación y la ventilación. También puede instruir a los visitantes en la operación de los sistemas hoteleros, como el control remoto de la televisión y los teléfonos.

Conserje

El conserje de un hotel es un profesional de la oficina que coordina los entretenimientos, viajes y otras actividades de los huéspedes. Cada vez que los invitados tienen una pregunta, como las direcciones a las atracciones locales, ella encuentra la respuesta lo más rápido posible. Además, hace reservaciones en restaurantes, ordena servicios de autos y puede incluso organizar compras personales para los huéspedes.