La desventaja de una nota estándar para la comunicación en los negocios

La Marina de los EE. UU. Dedica un capítulo completo de su manual de correspondencia de 2010 a la ejecución correcta de los memos. El documento cubre el formato y los propósitos de varios tipos de memorandos, incluidos aquellos diseñados para registrar notas de reuniones, documentar un acuerdo oral, anunciar una decisión y delinear procedimientos. Los críticos pueden argumentar que en un mundo de correo electrónico, mensajes de texto y videoconferencias, la nota estándar es un modo de comunicación obsoleto, especialmente para las empresas.

Longitud y enfoque

Una desventaja de los memos estándar es que están diseñados para contener una o dos páginas de información. Esto los convierte en una herramienta menos útil para comunicar temas complejos. Los memos también deben centrarse en un solo tema, por lo que no son una buena opción si necesita transmitir múltiples áreas de información a los empleados.

Costos y retrasos

Una vez que haya escrito una nota comercial estándar, debe tenerla impresa o copiada para distribuirla a sus empleados. Esto significa que está pagando por el papel en el que se imprime la nota y el costo del tiempo de un empleado para copiar y distribuir la comunicación. Además, el proceso de distribución lleva tiempo, retrasando la recepción de información de sus empleados. Aquellos que no revisan su buzón o bandeja de entrada con frecuencia pueden no recibir su información durante horas o incluso días después de su distribución.

Formalidad

Hay un tono formal asociado con los memos de negocios, lo que los convierte en una mala elección para comunicar información confidencial. Si necesita disciplinar a un empleado o informar a un grupo de trabajadores sobre los despidos inminentes, la comunicación cara a cara es una mejor opción. Le permite incorporar la comunicación no verbal en sus mensajes e interpretar la respuesta de la otra persona mediante la observación de su lenguaje corporal. Los destinatarios de su mensaje también pueden sentirse más valorados por la empresa porque se tomó el tiempo para hablar con ellos en persona.

Comunicación unidireccional

Dado que los gerentes usan memos estándar para anunciar decisiones o emitir directivas, estas piezas de comunicación pueden adquirir una sensación de finalidad. A diferencia de una reunión grupal donde los empleados pueden hacer preguntas o expresar opiniones, un memorándum puede hacerles sentir que un tema no está abierto para discusión.