Desafíos del Presupuesto y Control Presupuestario

Los presupuestos y el proceso de presupuestación se han convertido en un pilar de la contabilidad de gestión moderna. Si bien un presupuesto sólido puede aportar beneficios financieros y operativos, el proceso está lejos de ser infalible. Comprender algunos de los desafíos de la presupuestación y el control presupuestario puede ayudarlo a evitar algunas dificultades comunes a medida que avanza en el proceso de presupuestación en su empresa.

Aceptación del empleado

Una de las partes más difíciles del proceso de presupuestación es obtener un verdadero apoyo del presupuesto por parte de los empleados. Los empleados que no están comprometidos con el proceso de presupuestación rara vez conocen las metas presupuestarias durante su trabajo diario. Para reforzar el apoyo al presupuesto, un proceso de presupuesto transparente con reuniones regulares ayuda a educar a los empleados y mantenerlos actualizados. Cuando están informados e invertidos, es más probable que comprendan los beneficios del proceso de presupuestación y se apropien de los objetivos presupuestarios.

Establecer metas

Los gerentes que participan en la creación de objetivos presupuestarios (los objetivos financieros utilizados en el proceso de presupuestación) a menudo tienen dificultades para determinar el nivel adecuado de agresividad. Algunos gerentes argumentan que los objetivos deben ser extremadamente desafiantes y que los empleados deben esforzarse para alcanzar sus objetivos. Otros dicen que esta práctica es desmotivadora y que los objetivos del presupuesto deben ser alcanzables por los empleados que realizan un esfuerzo razonable. En cualquier caso, los gerentes deben considerar niveles graduados de éxito. En lugar de evaluar a los empleados para lograr o no alcanzar una meta presupuestaria, los gerentes pueden evaluarlos con un sistema escalonado. Un trabajador que no alcanza una meta presupuestaria por una gran cantidad se consideraría fuera de la meta, uno que logre la meta presupuestaria estaría dentro de la meta y un empleado que supere las expectativas se considerará por encima de la meta.

Contabilidad de responsabilidad

Debido a que los presupuestos proporcionan objetivos claros y cuantitativos para el desempeño, a los gerentes a veces les resulta fácil responsabilizar a los empleados por alcanzar los objetivos presupuestarios. Sin embargo, este no es siempre el caso. La contabilidad de responsabilidad, el proceso de usar números contables para responsabilizar a los empleados específicos por el desempeño, no siempre identifica a la persona a la que se debe responsabilizar. Por ejemplo, si una planta de fabricación de muebles utiliza más de la cantidad presupuestada de madera necesaria para la producción durante un período de producción, muchos sistemas de presupuesto determinarán que el supervisor de línea debe ser responsable por el excedente. Sin embargo, si el excedente se debió realmente a que el gerente de compras redujo los costos al ordenar productos inferiores, la persona equivocada es responsable. Esto es injusto para el empleado y aún no resuelve el problema de producción de la compañía.

Lazos a la Compensación

Si bien los presupuestos pueden ser una herramienta efectiva para motivar a los empleados, los gerentes deben comunicar expectativas estrictas con respecto a la ética en el presupuesto. Por ejemplo, los gerentes que reciben compensaciones en función de alcanzar un nivel de ventas en relación con un presupuesto objetivo pueden verse tentados a cambiar las ventas de un período actual a un período posterior durante períodos de altos ingresos. Los gerentes que tienen problemas para hacer objetivos de bonificación podrían recurrir a la fabricación o al fraude para obtener la calificación. En las compañías donde el desempeño presupuestario está fuertemente vinculado a la compensación de bonos, los gerentes deben estar especialmente atentos.