¿Qué es Xerox DocuShare?
Xerox DocuShare es un sistema de gestión de documentos para empresas de todos los tamaños. El sistema basado en la Web ayuda a las empresas a compartir archivos sin software complicado, almacenamiento en la nube o un sitio web interno. DocuShare le permite compartir directamente desde su disco duro y acceder a él en cualquier momento en línea. El entorno seguro está diseñado para promover la colaboración dentro de una empresa.
Compartir archivos
Xerox DocuShare no restringe qué tipos de archivos comparte una empresa. El propósito del servicio es ayudar a los usuarios a compartir cualquier archivo en cualquier momento con otros usuarios. Los documentos e imágenes en papel se comparten fácilmente mediante la integración con el equipo de escaneo. Se pueden compartir videos, audio, documentos basados en texto, ejecutables y cualquier otro tipo de medio digital. Si su empresa admite el tipo de archivo, DocuShare también lo admite.
Beneficios
Se ha demostrado que el software basado en la Web reduce el tiempo de búsqueda de documentos hasta en un 80 por ciento en comparación con otros métodos de búsqueda de documentos impresos y digitales. Con todos los documentos en una ubicación, los empleados solo necesitan buscar esa ubicación para encontrar lo que necesitan.
La administración centralizada le da a la empresa control total sobre qué empleados y grupos tienen acceso a archivos específicos. Una opción integrada de recuperación de desastres a prueba de fallas le permite proteger los datos incluso si alguien elimina archivos importantes.
Xerox DocuShare reduce los costos operativos y usa menos papel y energía. DocuShare se ve como una alternativa "verde". La facilidad de uso y la integración simple en las aplicaciones existentes ayudan a las empresas a comenzar a usar el sistema rápidamente sin la necesidad de software adicional en las computadoras cliente.
Características clave
Al compartir contenido en línea, los usuarios autorizados pueden acceder a archivos importantes en cualquier lugar y en cualquier momento. También permite a los empleados colaborar más fácilmente sin tener que enviar archivos de un lado a otro o incluso estar en la misma ubicación.
DocuShare ayuda a automatizar muchas tareas comerciales, como la administración de contratos y las cuentas por pagar. El tiempo de procesamiento para las tareas se reduce drásticamente, lo que mejora la precisión y la eficiencia. Las empresas también pueden mostrar una pista de auditoría clara en todo momento para cumplir con las pautas de cumplimiento aplicables.
La función de captura inteligente automatiza el proceso de conversión de papel a digital. Mejora la precisión de búsqueda general con metadatos avanzados y capacidades de indexación.
Requisitos del sistema y versiones
DocuShare y DocuShare Education requieren Windows 2003 Server R2 o SP2 de 64 bits, Windows 2008 Server R2 o SP2 de 64 bits o Red Hat Enterprise Linux de 64 bits. VMware ESX Server también debe estar instalado. Para el acceso basado en web, se requiere uno de los siguientes servidores web: IIS 6 para Windows 2003, IIS 7 o 7.5 para Windows 2008, SunONE / Sun Java System Web Server 6.1 (solo versión para educación) o Apache Web Server 2.2.9. También necesitará una base de datos compatible que incluya IBM DB2 9.5, Microsoft SQL Server 2005 o 2008, Oracle 10.2 u 11.2 o PostgreSQL 8.4.4. También se requiere Microsoft Active Directory o Sun Java Directory Server. La versión Education es compatible con la plataforma Sun SPARC.
DocuShare Express solo requiere los requisitos básicos del sistema, como Windows 2003 Server o Windows 2008 Server. Tanto las versiones de 32 bits como las de 64 bits son compatibles. El servicio requiere al menos 3 GB de RAM, 20 GB de espacio libre en el disco duro y al menos un procesador Intel Pentium 4 o AMD Athlon MP de 3.0 GHz.
Los requisitos del sistema de DocuShare Enterprise son similares a los de DocuShare. Sin embargo, necesitará 8 GB de RAM y 40 GB de espacio libre en el disco duro. No importa qué edición de producto use, el cliente web requiere que tenga al menos Internet Explorer 6, Firefox 3.5 o Apple Safari 4.0.
Productos
DocuShare funciona con la mayoría de los productos Xerox. Todos los productos multifuncionales, impresoras e impresoras y copiadoras de producción son compatibles. Los productos WorkCentre son los más compatibles, aunque algunas impresoras y copiadoras ColorQube, Phaser y Xerox también son compatibles.
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