Maneras de iniciar una reunión

Las reuniones a veces son vistas como un mal necesario dentro de un negocio. Una buena reunión es informativa y atractiva, pero una mala reunión se prolonga interminablemente sin luz aparente al final del túnel. Para ejecutar una reunión exitosa que atraiga y mantenga la atención, establezca el tono correcto desde el principio.

Presentar a los jugadores

Siempre es una buena idea hacer presentaciones al comienzo de una reunión. Si bien los asistentes pueden conocerse, fortalece el propósito de la reunión para exponer la perspectiva de negocios que cada persona trae a la mesa.

Si los asistentes no se han reunido antes de la reunión, las presentaciones son especialmente importantes. Permita que cada persona se presente y haga una breve declaración sobre el interés que representa. Si la misión del grupo es generar una lluvia de ideas, completar un proyecto o resolver un problema, comience la reunión con algunos rompehielos para participar en la dinámica del grupo antes de abordar la tarea. Los simples enigmas, juegos de nombres o actividades que ponen a prueba las habilidades de pensamiento crítico estimularán la conversación y energizarán los cerebros.

Estado de la agenda

Además de quién está en la sala, los asistentes a la reunión quieren saber qué se discutirá, por qué es importante y cuánto tiempo tomará. Una agenda responde a estas preguntas. Una agenda impresa permite a los asistentes a la reunión seguir el flujo de la reunión y tomar notas cuando sea necesario. La agenda también sirve como una guía para el facilitador, especialmente si los temas se desvían. Publicar un tiempo estimado en frente de cada elemento de la agenda ayuda a que la reunión siga fluyendo y a que finalice a tiempo.

Déjalos comer pastel

Si se anticipa que una reunión durará un tiempo prolongado, comience con alimentos y refrigerios ligeros. No solo es una buena etiqueta para la reunión nutrir a los asistentes, sino que también ayuda a mantener a las personas enfocadas en las reuniones de discusión en lugar de gruñir los estómagos. Las reuniones temprano por la mañana siempre deben tener café disponible para los cravers de cafeína. Elija los refrigerios que sean ligeros y mantengan los cerebros enfocados, como agua, refrescos y comidas ligeras para los dedos. Invite a los asistentes a llegar temprano para socializar con los refrescos antes de dedicarse a asuntos serios.

Consejos

Asegúrese de que la reunión comience a la hora indicada. Los empleados tienen que ajustar los horarios para adaptarse a la asistencia a la reunión. Retrasar el inicio de una reunión puede parecer irrespetuoso para aquellos que llegan a tiempo. Desea que la reunión comience con una nota positiva, por lo que se establece el tono correcto desde el principio.

Revise cualquier tema abierto de una reunión anterior antes de comenzar en la agenda actual. Haga un seguimiento de las tareas que se asignaron para que los empleados puedan informar sobre los hallazgos.

Pida a los asistentes a la reunión que silencien los celulares para minimizar las interrupciones.