Guía de planificación de mantenimiento de instalaciones

El mantenimiento de las instalaciones no es glamoroso, pero es una parte fundamental de hacer negocios cuando usted posee u opera una instalación, ya sea una escuela, un auditorio o una estación de bomberos. El mantenimiento lo ayuda a evitar gastos evitables y la responsabilidad legal que puede ocurrir cuando los sistemas, equipos o estructuras se deterioran hasta el punto de que no funcionan adecuadamente o crean riesgos. El mantenimiento de las instalaciones se realiza mejor de acuerdo con un plan y una rutina.

Sistema de reporte

Las personas que no son el personal de mantenimiento de sus instalaciones suelen ser los primeros en notar un problema de mantenimiento. Para aprovechar su conocimiento y proximidad a los problemas que pueden pasarse por alto fácilmente, desarrolle e implemente un sistema de informes claro y simple para que las personas dentro de su organización puedan enviar solicitudes de mantenimiento en su nombre y en nombre de los clientes. Incluya un mecanismo de seguimiento para que el personal de las instalaciones pueda solicitar más información si es necesario.

Listados de inspección

Elabore una lista de todos los equipos o ubicaciones de servicio y asigne intervalos regulares de inspección para ellos en función de la seguridad, el uso y la vida útil del diseño. Incluya una descripción relevante de cada proceso de inspección para el beneficio de los empleados actuales y futuros. Al identificar qué inspecciones deben realizarse y con qué frecuencia deben realizarse, puede mantener a todos seguros y detectar los problemas de mantenimiento antes de que se conviertan en algo más serio o costoso.

Priorizar la resolución de problemas

La mayoría de las compañías tienen un presupuesto limitado para el mantenimiento de las instalaciones, y las buenas prácticas contables requieren un seguimiento cuidadoso de todos los gastos de capital. Como resultado, es posible que no tenga el dinero o el poder de personal para resolver todos los problemas al mismo tiempo. Es útil tener un sistema de prioridad para asegurarse de que siempre tenga fondos para las inquietudes más urgentes y resolverlos lo antes posible. Los problemas menos urgentes se pueden resolver según lo permitan los fondos y el poder del personal, y es posible que algunos problemas deban esperar hasta el siguiente ciclo presupuestario.

Planificación estratégica

Las preocupaciones individuales de mantenimiento pueden llegar a ser costosas y resolverlas puede ser ineficiente si no las coordinas en el contexto de un plan estratégico. Por ejemplo, no tiene sentido gastar horas del personal y usar repuestos para reparar un motor del sistema de aire acondicionado y calefacción que funciona mal solo para arrancarlo todo dos semanas después debido a un reemplazo programado. Al seguir un plan estratégico, puede ahorrar dinero y recursos.