¿Qué es un W-9 para un negocio?

Las empresas que contratan contratistas independientes tienen la obligación de informar los salarios al IRS en un formulario 1099. Sin embargo, antes de presentar el 1099, la empresa debe solicitar que el contratista proporcione su número de identificación de contribuyente (TIN) en el formulario W-9. Para los residentes y las empresas de EE. UU., Un TIN es un número de Seguro Social (SSN) o un número de identificación del empleador (EIN).

Formulario W-9 del contratista

Cuando contrata a un contratista, ya sea un negocio o una persona, debe recopilar un formulario W-9 de cada uno de ellos. Los contratistas pueden incluir propietarios únicos, compañías de responsabilidad limitada, corporaciones, sociedades, fideicomisos y estados. Al final de cada año tributario, debe informar los pagos totales que realiza a cada contratista que son de $ 600 o más al IRS en un formulario 1099 utilizando la información del W-9.

Concordancia de TIN

Una de las razones principales por las que el IRS requiere que su empresa obtenga un W-9 de los contratistas antes de preparar el 1099 es para que pueda realizar una comparación de TIN. Esto le permite verificar que la información que recibe en un W-9 coincide con lo que el IRS tiene archivado para la persona o empresa. Dado que los contratistas generalmente no están sujetos a la retención de impuestos, esto le permite al IRS rastrear los pagos a cada contribuyente en caso de que nunca reciba un pago de impuestos sobre la renta. Sin la concordancia de TIN, un contratista puede proporcionar intencionalmente información inexacta en un W-9 con el fin de evadir impuestos.

Beneficiarios extranjeros

Los individuos extranjeros y las empresas que no residen en los Estados Unidos no presentan un formulario W-9. En cambio, el IRS requiere que obtenga un formulario W-8 de cada persona o empresa extranjera. Sin embargo, en el caso de extranjeros que residen en los EE. UU., El IRS exige que estas personas presenten un formulario W-9. Dado que muchos extranjeros residentes no son elegibles para un SSN, deben solicitar un número de identificación de contribuyente individual (ITIN) antes de completar el formulario W-9.

Información del formulario W-9

El formulario W-9 tiene una página de extensión y solo requiere el informe de algunos datos esenciales. Los beneficiarios deben proporcionar su nombre completo o el nombre de su negocio si no es un propietario único. También debe incluir la dirección del beneficiario y el TIN correspondiente. La última sección del formulario requiere una firma para certificar que el beneficiario no está sujeto a la retención de respaldo, que el TIN es correcto y que es un ciudadano o residente de los EE. UU., Una entidad comercial organizada según las leyes de los EE. UU. O una sucesión doméstica. o confianza

Retención de respaldo

Aunque la mayoría de los pagos que su empresa realiza a individuos y empresas que preparan un W-9 no están sujetos a retención, el IRS puede someter al beneficiario a una retención de respaldo. La retención de respaldo es igual al 28 por ciento de cada pago que realiza, pero solo se aplica cuando el TIN que el beneficiario proporciona es incorrecto.