¿Qué debe hacer un empleador con respecto a un cheque de nómina vencido?

Un cheque de nómina vencido puede crear un problema de contabilidad financiera para cualquier empresa. Cuando sus empleados no retiran sus cheques o no los cobran, es posible que deba tomar medidas por su cuenta. Los empleadores tienen varias opciones para lidiar con un cheque de pago final o vencido, pero una vez que el cheque expira, crea un trabajo adicional para el departamento de nómina.

Períodos de tiempo

De acuerdo con el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos, los empleadores deben pagar a los empleados su cheque de pago final al finalizar su empleo, pero no necesariamente están obligados a hacerlo de inmediato. Sin embargo, los requisitos en algunos estados difieren de esta ley federal bastante indulgente. Algunos estados exigen que los ex empleados sean compensados ​​de inmediato, aunque esto generalmente significa el siguiente día de pago y no necesariamente el día en que termina el empleo. En algunos estados, los empleadores deben hacer un registro de los fondos no reclamados una vez que no hayan sido reclamados por un año completo. Si esto sucede y los fondos se transfieren al estado, es probable que el empleado o ex empleado tenga que pasar por la agencia estatal correspondiente para reclamar su dinero.

Cheques vencidos

Si hay una demora en el pago desde el momento en que se suspende el empleo, los ex empleados a veces no depositarán sus cheques debido a la demora en recibirlos. Cuando esto sucede, es responsabilidad del ex empleado ponerse en contacto con el departamento de recursos humanos o de nómina de su empleador anterior. Esto inicia el proceso de reemisión de un cheque que el empleado podrá depositar. La mayoría de los estados tienen un estatuto de limitaciones sobre el tiempo que el empleador debe tener disponible para él el pago del ex empleado. Los empleados que todavía trabajan para el empleador también tienen derecho a su cheque de pago. Si se pierde o se destruye, el empleado debe comunicarse con la oficina de contabilidad o de nómina de su compañía para obtener un nuevo cheque emitido. El empleador debe verificar que el cheque nunca se cobró, pero una vez hecho esto, el empleador debe volver a emitir un cheque.

Cambio de cheques

Los empleados que fueron despedidos de sus puestos de trabajo pueden olvidarse de su cheque de pago final mientras buscan otro empleo. Los empleados que todavía trabajan en una empresa también pueden olvidar depositar o cobrar cheques. Si estos empleados reciben un cheque y se retira sin cobrarlo o depositarlo antes de que caduque, el empleado aún podrá cobrar el cheque. Algunos empleados anteriores asumen que el cheque vencido ya no es válido, pero su banco decide si cambiará un cheque vencido. En lugar de pasar por el proceso de ponerse en contacto con el departamento de nóminas, simplemente intente cambiar el cheque primero. De acuerdo con el Código de Comercio Uniforme § 4-404, la decisión de cobrar el cheque es únicamente a discreción de la institución bancaria del beneficiario.

Fondos no reclamados

No se requiere que un empleador busque a un empleado para asegurarse de que reciba su cheque de pago final. En última instancia, el empleado es responsable de rastrear su propia paga. Si los fondos no se reclaman por mucho tiempo, el estatuto de limitación del estado sobre los fondos no reclamados puede caducar, y el empleador ya no estará obligado a pagar. En ese momento, el empleador debe entregar el dinero al estado como propiedad no reclamada. El empleador no puede simplemente embolsarse los fondos no reclamados. Sin embargo, se espera que el empleador haga un número razonable de intentos de contactar al beneficiario con respecto a su cheque de pago no reclamado o vencido.