¿Qué sucede si los gastos prepagados no se ajustan en un estado financiero?

Los gastos pagados por anticipado se clasifican como un activo en el balance de una empresa, ya que su saldo representa un beneficio que se utilizará en períodos futuros. Para evitar errores en los estados financieros de una empresa, es importante que la cuenta se concilie cada mes.

Tipos de gastos pagados por adelantado

Los montos que comprenden el saldo de gastos prepagados en el balance de la compañía al final del período incluyen, entre otros, primas de seguro prepagadas, alquileres prepagos, impuestos a la propiedad y contratos de servicios prepagos. El pago se registra como un activo en el momento del pago y, a medida que se consume el beneficio, el saldo continúa disminuyendo.

Ejemplo de Gastos Prepagados

El impacto en el estado de resultados y el balance cuando los gastos prepagos no se ajustan adecuadamente se puede entender mejor con un ejemplo. Supongamos que el 5 de enero una empresa que diseña y fabrica camisetas compra un contrato de mantenimiento por 12 meses para dos de las máquinas utilizadas en la producción. El acuerdo cuesta $ 9, 600, comienza el 1 de febrero y expira el 31 de enero del año siguiente.

Grabando el activo

Dado que la compra se realizó en enero, el siguiente contable de la empresa realizará el siguiente registro a más tardar el 31 de enero: Gastos prepagados de débito $ 9, 600 Crédito efectivo $ 9, 600 Tenga en cuenta que dado que el uso del acuerdo aún no se ha producido, esta entrada solo afecta al balance .

Entrada recurrente

Dado que el contrato tiene un costo total de $ 9, 600 por un período de servicio de 12 meses, la compañía pagará $ 800 cada mes a la cuenta de mantenimiento y reparaciones. La entrada mensual recurrente registrada por el contador de la empresa es la siguiente: reparaciones de débito y gastos de mantenimiento $ 800 Créditos prepagos de crédito $ 800 Con un crédito a la cuenta del activo de gastos prepagos, esta entrada continuará consumiendo el activo durante el período del acuerdo hasta que el saldo sea Cero al final del periodo del contrato.

No grabar la entrada

El 21 de mayo, el contable de la empresa se da cuenta de que no ha podido reservar la entrada mensual a los gastos prepagos desde el momento en que comenzó el contrato. Esto significa que cada mes, los gastos de la compañía se han subestimado en $ 800, lo que resulta en un ingreso exagerado de la misma cantidad. También significa que la cuenta de activos de gastos prepagados en el balance de la compañía se ha exagerado durante tres meses por un total de $ 2, 400.

Haciendo la correccion

Para corregir su error y "ponerse al día" de febrero a mayo, la contadora realiza la siguiente entrada al final del mes: Reparaciones de débito y gastos de mantenimiento $ 3, 200 Gastos de prepago de crédito $ 3, 200 El contadora le explica al propietario que mientras se realizan las reparaciones y el mantenimiento durante el mes El mes de mayo parece ser muy alto, es el resultado de reservar cuatro meses a la vez y de no haber costado el monto de los últimos cuatro períodos.