Cómo los empleados pueden reducir las quejas de los clientes

La insatisfacción del cliente puede ocurrir por una variedad de razones, algunas de las cuales están fuera de su control. Aunque las quejas de los clientes pueden ocurrir en cualquier pequeña empresa, se pueden tomar medidas para reducirlas. Los empleados de cualquier industria pueden ser proactivos para reducir las quejas, lo que aumenta la satisfacción del cliente.

Prueba el servicio

Para prevenir y reducir las quejas de los clientes, es útil saber qué problemas potenciales puede tener el cliente. Si conoce la causa raíz del problema, puede tomar medidas para solucionarlo antes de que el cliente se queje. Los empleados deben desempeñar el papel de un cliente para probar el servicio de la organización. Al hacerlo, los empleados pueden ver cómo los clientes ven la organización. Esto también ofrece la posibilidad de identificar cualquier problema potencial que pueda llevar a quejas.

Configuración de las expectativas

Ciertas quejas de los clientes pueden deberse a altas expectativas o esperar más de lo que su organización puede ofrecer. Al permitir que los clientes sepan qué esperar, los empleados pueden reducir la cantidad de quejas. Para hacer esto de manera efectiva, los empleados deben poder cumplir con las expectativas establecidas. Esto se puede lograr con poco rendimiento y sobre entrega, lo que significa establecer expectativas ligeramente más bajas para que pueda superarlas fácilmente.

Permitir comentarios

Proporcionar a los clientes una forma de ofrecer comentarios sobre su organización es una forma eficaz de reducir las quejas. Esto se puede hacer de varias maneras, dependiendo de la organización. Los empleados pueden preguntar directamente al cliente si se cumplieron todas las necesidades o si no estaban satisfechos de alguna manera. Se puede entregar un formulario de comentarios a los clientes o colocarlo en un área de alto tráfico. Los recibos también pueden incluir una URL o un número de teléfono donde los clientes pueden ofrecer comentarios. Cuando los empleados reciben comentarios de los clientes, actuar sobre ellos puede reducir o prevenir quejas.

Cuando recibe una queja

Las quejas de los clientes son una parte inevitable del negocio, independientemente de los pasos que tome para reducirlos. Cuando recibe una queja, es importante manejarlo adecuadamente para que pueda retener al cliente. Escuche atentamente la queja y repítala al cliente para asegurarse de que entiende el problema correctamente. Pida disculpas por el problema sin dar excusas por ello y ofrezca una resolución. También debe agradecer al cliente por llamar la atención sobre el problema.