¿Qué formas debe tener una pequeña empresa para sus empleados?

Las empresas están obligadas por ley a presentar ciertos formularios para todos sus empleados. Estos incluyen los formularios exigidos por el Servicio de Impuestos Internos y la oficina de inmigración de los Estados Unidos: un formulario de Verificación de Elegibilidad de Empleo, o el Formulario I-9; una declaración de impuestos y salarios de W-2; y un Certificado de Asignación de Retenciones del Empleado Federal, o formulario W-4. Los estados también requieren que los empleados completen formularios, aunque estos formularios varían de estado a estado.

I-9

La oficina de los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos supervisa la elegibilidad de los empleados en todo el país. Esta agencia federal tiene la autoridad de auditar los registros de la compañía para garantizar que el Formulario I-9, Verificación de elegibilidad de empleo, se complete para cada empleado y que todos los empleados tengan el derecho legal de trabajar en los Estados Unidos. Las regulaciones de inmigración requieren que el empleador verifique la elegibilidad dentro de los tres días de la contratación. Las empresas deben conservar los formularios I-9 durante un mínimo de tres años después de la contratación. Si un empleado abandona el lugar de trabajo, independientemente de las circunstancias, el propietario de la empresa debe conservar el formulario I-9 durante al menos un año.

W-2

Para cada empleado compensado, las regulaciones federales requieren que se complete un Formulario W-2, Declaración de Salarios e Impuestos, anualmente y se envíe a la Administración del Seguro Social. Los dueños de negocios también deben proporcionar a cada empleado una copia del W-2 para propósitos de impuestos individuales. Este formulario detalla los sueldos y salarios pagados para el año calendario anterior. Debe enviarse a los empleados antes del 31 de enero y a la Administración del Seguro Social (SSA) a más tardar el 1 de abril si se presenta electrónicamente. Los formularios en papel deben enviarse a la SSA a fines de febrero.

W-4

Cuando se contrata a un nuevo empleado, generalmente se le pide que complete un Certificado de retención de retención, conocido como formulario W-4. Este formulario proporciona a la empresa la información necesaria para retener la cantidad adecuada de impuestos, según el número de asignaciones y el estado de presentación que el empleado pretende reclamar para fines del impuesto federal sobre la renta. De acuerdo con las pautas del IRS, la retención debe comenzar con el primer cheque de pago.

Requisitos del estado

Las regulaciones del IRS requieren que las empresas mantengan registros de impuestos de empleo por un mínimo de cuatro años. Los formularios de impuestos estatales de empleo relacionados con la retención varían según la jurisdicción. Consulte con el departamento de ingresos de su estado para conocer el procedimiento y los formularios adecuados que se requieren para cumplir con las leyes de la jurisdicción.