¿Qué escribe en un correo electrónico profesional si está adjuntando un archivo?

La capacidad de enviar información rápidamente se valora en el mundo profesional. Como formato de mensajería, el correo electrónico funciona mejor para mensajes cortos. También tiene la capacidad de entregar un archivo adjunto, o un archivo separado que contiene información y formato que son difíciles de incluir en un mensaje de correo electrónico normal. Un correo electrónico profesional debe reconocer los archivos adjuntos incluidos en el correo electrónico, para indicar su importancia y asegurar a los destinatarios que los archivos están seguros.

Línea de asunto

Una línea de asunto en blanco o imprecisa en un correo electrónico profesional puede hacer que un destinatario pase por alto el mensaje sin darse cuenta de que contiene un archivo adjunto importante. Una línea de asunto efectiva para un correo electrónico profesional identifica el contenido del correo electrónico en aproximadamente 10 palabras o menos. Por ejemplo, si está enviando una guía sobre nuevos procedimientos de trabajo a los empleados, la línea de asunto puede leerse "Importante: Se adjunta una nueva guía de trabajo". Esto es especialmente importante si su contacto puede no estar familiarizado con su dirección de correo electrónico, lo que le hace cuestionar la identidad del remitente.

Resumen

El cuerpo de un correo electrónico profesional que contiene un archivo adjunto también debe incluir un resumen que describa el contenido del archivo adjunto. Este resumen también debe describir por qué está enviando el adjunto; Si menciona que el adjunto está destinado a poner a todo el personal subordinado en la misma página con respecto a los nuevos procedimientos de trabajo, esto debería aumentar las posibilidades de que abran el adjunto y lean el archivo. Si el archivo adjunto es solo una breve nota, simplemente resumir el archivo en el cuerpo del correo electrónico puede ser más fácil que usar un archivo adjunto.

Formato de archivo adjunto

Asegúrese de enviar archivos adjuntos en formatos que puedan ser recibidos y abiertos por todos los destinatarios. Por ejemplo, si su archivo adjunto es un archivo DOCX, solo puede abrirlo Microsoft Word 2007. Esto es especialmente importante para un correo electrónico profesional que puede abrirse en una computadora doméstica que no tenga el software requerido. En su correo electrónico, incluya el nombre del programa que debe usarse para abrir el archivo adjunto.

Otros consejos profesionales de correo electrónico

La brevedad es muy importante al escribir correos electrónicos, especialmente cuando estás redactando un correo electrónico profesional. Trate de mantener el cuerpo principal de su correo electrónico debajo de cuatro o cinco párrafos, incluyendo cualquier resumen de un archivo adjunto. Si bien la atención a la ortografía y la gramática siempre es importante, es crucial en un correo electrónico profesional. Asegúrese de utilizar un saludo adecuado, como "Estimado señor" o "A quien le interese". Manténgase alejado de las fuentes estilizadas o grandes que pueden hacer que su correo electrónico parezca más informal que profesional.