Cómo disputar una carta de factura

Si recibe una carta de factura de un proveedor o proveedor que es inexacta, responda de inmediato y aclare el problema. No abordar una factura puede resultar en cargos por pagos atrasados ​​e incluso puede afectar su puntaje de crédito comercial. Si bien es más rápido impugnar la carta de factura por teléfono, si responde por correo, puede incluir archivos adjuntos para respaldar su reclamo.

Revisa tus libros

Si le están facturando algo, es probable que alguien de la empresa haya emitido un número de pedido de compra como parte de la solicitud inicial. Rastree este número y hable con la persona que dio el visto bueno para el servicio. Verifique los detalles del acuerdo y lea los documentos contractuales presentados cuando se realizó el pedido para confirmar su posición con respecto a la exactitud de la factura.

Reúne tus pruebas

Haga copias de la documentación de respaldo que tenga que indique cuál debe ser el precio real de la factura. Si le acusan de no pagar una factura, pídale a su departamento de contabilidad que imprima una copia del cheque de pago que se envió y pídales que verifiquen si el cheque fue cobrado. Si realizó un pedido en línea y recibió una confirmación por correo electrónico, imprima esto también. Adjunte esta documentación a su carta de disputa para consolidar su posición.

Escribe tu carta

Imprima la disputa de la carta de factura con el membrete de la empresa y envíela a la persona que la envió. Reconozca que está recibiendo la carta y describa por qué la está disputando. Consulte los documentos que está incluyendo para enfatizar su punto. Por ejemplo, “Como verá en el contrato adjunto, la factura total para la construcción de la adición del puesto de tacos fue de $ 1, 000, pagadera al finalizar. Su factura es de $ 2, 000, lo cual es incorrecto ".

Factura por servicio de problema

Si cuestiona la calidad del servicio realizado al no pagar una factura, intente resolver la disputa con el proveedor del servicio, describiendo sus inquietudes. Proporcione documentación de respaldo para respaldar su reclamo y espere una respuesta. Por ejemplo, “Nuestro acuerdo original fue para las 5:00 p. M. Servicios de catering para 50 clientes. Sus representantes de catering llegaron 40 minutos tarde y solo trajeron suficiente comida para alimentar a 30 personas. Estoy solicitando un ajuste de factura para reflejar la violación de nuestro acuerdo original. Se adjunta una copia de nuestro contrato para su referencia ".

Solicitar Acción Correctiva

Haga una solicitud para cualquier acción correctiva que sea necesaria. Por ejemplo, si la factura es por un monto incorrecto, solicite a la compañía que envíe una factura revisada en su lugar. Haga una nota para volver a verificar el papeleo financiero si usa el proveedor de servicios nuevamente en el futuro.

Proporcionar información de contacto

Cuando firme su carta, incluya su información de contacto, como su línea telefónica directa y su dirección de correo electrónico. Pídale al destinatario que le notifique cuando reciba su carta para que pueda seguir discutiendo el problema por teléfono o por correo electrónico.