¿Cuáles son las funciones de MS Outlook?

Incluso si su empresa utiliza un cliente de correo electrónico propietario o ya cuenta con otro sistema de mensajería, es posible que varias funciones de Microsoft Outlook sean beneficiosas para la empresa. Outlook es la parte del cliente de correo electrónico de Microsoft Office Suite y aunque facilita todo, desde mensajes de correo electrónico hasta invitaciones a reuniones, funciona de manera similar a otros programas de la Suite. Explore qué características tiene Outlook para ofrecer a su empresa y pronto recibirá el mensaje.

Comunicación

Microsoft Outlook facilita la comunicación de múltiples maneras. El más grande es, por supuesto, por correo electrónico. Con un clic en el menú "Nuevo" en la cinta, puede generar un mensaje listo para enviar por correo electrónico. Outlook permite mejoras tales como archivos adjuntos, fondos y temas, archivos de firmas y, en ciertos casos, la capacidad de ver si las personas a las que está enviando correos electrónicos están actualmente en línea dentro de la red de la empresa. A través de una interfaz que será muy familiar para cualquiera que haya trabajado en otros productos de la Suite como Word o Excel, puede personalizar sus correos electrónicos cambiando la fuente, agregando el logotipo de su empresa y especificando diferentes colores.

Organización

Mientras que un calendario puede ser lo primero que viene a la mente cuando piensa en formas de organizarse, Outlook ofrece varias funciones para mantenerse organizado. Tiene un calendario altamente configurable, que se encuentra al hacer clic en el botón "Calendario" en la parte inferior izquierda del área de trabajo. Puede configurar la vista del calendario para mostrar los detalles diarios, semanales y mensuales, así como las reuniones por colores. Otra forma en que Outlook le permite mantenerse organizado digitalmente es su lista de contactos. El botón "Contactos" está justo debajo del botón "Calendario", y le permite mantener tanto o tan poco registro como prefiera. Agregue tarjetas de visita digitales o ingrese la información a mano. Aunque Outlook viene con varias carpetas de correo electrónico de manera predeterminada, como "Enviados" y "Elementos guardados", puede agregarlos, eliminarlos y organizarlos de la mejor manera posible. Cree carpetas para almacenar correos electrónicos que necesita abordar, preguntas de subordinados, reuniones informativas de la competencia y cualquier otra cosa que elimine el desorden de su ventana principal de mensajes de correo electrónico.

Rastreo

Puede parecer que una vez que envía un correo electrónico al éter, nunca se sabe si ha alcanzado su objetivo previsto. Una función que ofrece Outlook es la confirmación. Después de abrir un nuevo correo electrónico haciendo clic en el botón "Nuevo" o "Mensaje de correo", haga clic en la pestaña "Opción" en la ventana "Sin título - Mensaje". Dos funciones están a su disposición aquí. Marque la casilla "Solicitar un recibo de entrega" en la cinta para saber cuándo su mensaje ha llegado a la bandeja de entrada del correo electrónico del destinatario. Marque la casilla "Solicitar un recibo de lectura" para recibir una notificación cuando el destinatario realmente abra el mensaje de correo electrónico. Si bien estas funciones no están garantizadas, los destinatarios pueden configurar una opción para no enviar un recibo de lectura; pueden resultar útiles. Si el seguimiento es común o importante para su empresa, puede configurar Outlook para realizar un seguimiento de todos los mensajes en la sección Manejo de mensajes.

Trabajo en equipo

Muchas funciones de Outlook le permiten colaborar con sus empleados, supervisores y otros compañeros de trabajo. Organice reuniones utilizando la función de invitación a reuniones de Outlook. No solo informará instantáneamente a los invitados que se solicita su asistencia, sino que también puede hacer un seguimiento de quiénes aceptan o rechazan, así como consultar los horarios de los invitados con anticipación para una planificación óptima. También puede aprovechar la función Compartir mi calendario de Outlook. Esto le permite, después de que ambas partes acuerden compartir, ver los horarios de trabajo de los empleados, ver cuándo entrarán y saldrán de la oficina, ver citas y más. Aproveche la función de solicitud de tarea, que se encuentra en el menú "Nuevo" en la cinta, para asignar trabajo.