Maneras de mantener segura la información confidencial en un mostrador de recepción

La información verbal y escrita confidencial a menudo pasa por las áreas de recepción. Sin embargo, muchos propietarios de negocios no cuentan con suficiente protección para evitar que los datos confidenciales caigan en las manos equivocadas. No importa el tipo de información, ya sea el nombre del cliente, la receta del paciente o los detalles de las pruebas de diagnóstico, los próximos proyectos comerciales o los asuntos legales, para mantenerla segura se requieren las garantías adecuadas.

Crear un plan de piso de privacidad

Una forma de mantener segura la información es organizando el diseño del área de recepción de manera que sea más difícil para los clientes o proveedores en espera ver documentos confidenciales o escuchar detalles confidenciales de conversaciones telefónicas o cara a cara. Por ejemplo, puede configurar las áreas de recepción y de espera en dos habitaciones separadas o, si tiene un plano de planta abierto, instalar paneles de pared acústicos opacos con amortiguador de sonido entre las áreas. Con cualquier disposición, los paneles de pared pueden separar diferentes áreas de recepción, como el check-in, check-out y consulta en algunos consultorios médicos.

Establecer procedimientos de recepción

Un diseño modificado no puede evitar que todas las instancias de miembros del personal que no sean de recepción y visitantes obtengan acceso a información confidencial en el mostrador de recepción. El establecimiento de reglas y procedimientos claros para que los empleados los sigan ayudará. Por ejemplo, puede requerir que solo se permita a los miembros del personal de recepción detrás del escritorio. También puede requerir que el personal de recepción cubra el papeleo confidencial cuando alguien se acerque al escritorio, o cierre sesión en las computadoras y guarde el papeleo confidencial cada vez que abandone sus estaciones de trabajo por cualquier motivo.

Educar al personal y al público.

También es importante que todos sus empleados y el público entiendan y sigan sus reglas. La educación del personal puede incluir capacitación sobre confidencialidad y privacidad, un libro de reglas y procedimientos de recepción para futuras referencias y carteles o carteles que recuerdan a los miembros del personal su responsabilidad de proteger la información confidencial. La educación pública puede implicar el envío de información relacionada por correo postal y electrónico a visitantes frecuentes, como clientes habituales, pacientes o proveedores. Además, puede instalar carteles de visitantes cerca del mostrador de recepción y alrededor del área de espera que describen claramente las reglas y sus expectativas.

Cosas para recordar

Si su negocio involucra atención médica, debe verificar que todos los cambios realizados para proteger la información confidencial en el mostrador de recepción se ajusten a las reglas establecidas por la Ley de Responsabilidad y Privacidad de la Información de Salud. Algunos recepcionistas revelan sin querer información confidencial por teléfono o en áreas públicas. Enfatice con su personal que no deben discutir información confidencial con nadie, excepto con la persona o personas aprobadas para escucharla. También deben esperar hasta que los visitantes se hayan alejado del área de recepción antes de discutir información confidencial.