Cómo manejar el permiso de ausencia de un empleado

Un empleador tiene mucha libertad para elegir una política de permiso de ausencia, siempre y cuando la política se aplique a todos los empleados elegibles de manera justa y coherente. Los empleados pueden estar cubiertos por la Ley de Ausencia Familiar y Médica o la Ley de Derechos de Empleo y Reempleo de los Servicios Uniformados. Si un empleado cubierto solicita una licencia conforme a cualquiera de estas leyes, debe manejar la licencia de ausencia del empleado de una manera que cumpla con la legislación pertinente. También se le puede exigir que otorgue permisos de ausencia conforme a las leyes estatales o locales.

Política de permisos de ausencia

1.

Cree una política explícita y por escrito que indique cómo su empresa maneja los permisos de ausencia. La política debe explicar las opciones de licencia pagada, como vacaciones o tiempo por enfermedad. Indique las razones aceptables para otorgar la licencia sin sueldo. Si se acumula tiempo de licencia, explique la tasa de acumulación y cuándo un empleado es elegible para usar el tiempo. Es posible que deba incluir períodos de interrupción. Por ejemplo, si ejecuta una tienda minorista que depende en gran medida de las ventas de la temporada de vacaciones, puede negarse a otorgar permisos durante este período. Tenga en cuenta que no se permiten períodos de inactividad si el tiempo de licencia se solicita en virtud de las leyes federales y algunas leyes estatales.

2.

Informe a todos los empleados de la política de permisos de ausencia de su empresa. Proporcione hojas informativas e incluya una declaración de política completa en su manual del empleado. Cumplir con los requisitos legales para difundir información sobre los permisos de ausencia. Por ejemplo, debe mostrar un cartel que indique los derechos de FMLA de los empleados.

3.

Siga las reglas locales y estatales para otorgar permisos de ausencia, cuando corresponda. Por ejemplo, algunos gobiernos estatales y locales requieren que los empleadores concedan tiempo de licencia para trabajar como voluntarios o para donar sangre.

4.

Otorgue hasta 12 semanas de licencia médica sin sueldo cada año a los empleados elegibles. La FMLA cubre a los empleados de negocios con 50 o más trabajadores que trabajaron 20 o más semanas laborales en el año anterior. Los empleados son elegibles si han estado con usted durante un año o más y han trabajado al menos 1, 250 horas en el año anterior. La licencia FMLA se otorga si un empleado o un miembro de su familia inmediata está enfermo o requiere atención. Los empleados también tienen derecho a licencia FMLA debido a complicaciones asociadas con el embarazo o para adaptarse a la llegada de un hijo de crianza o adoptado. Los empleadores pueden requerir que los empleados que solicitan una licencia FMLA proporcionen una certificación de incapacidad para trabajar de su proveedor de atención médica. La cobertura del seguro de salud debe continuarse durante la licencia FMLA.

5.

Permita que los empleados tomen hasta 15 días hábiles de licencia remunerada para recibir capacitación voluntaria o involuntaria como miembros del Ejército, la Armada, la Fuerza Aérea, los Infantes de Marina, la Guardia Costera o el Servicio de Salud Pública. Solo los empleados que se consideran trabajadores temporales no están cubiertos por los requisitos de la USERRA. Las empresas no pueden requerir que un empleado reprograme la licencia de capacitación. Sin embargo, puede requerir que el empleado envíe un aviso por escrito de permiso antes de tiempo.

6.

Conceda una licencia no remunerada a los empleados que son llamados o voluntarios para el servicio activo en una rama del servicio militar. No se requiere que los empleadores paguen a los empleados en servicio activo o que continúen los beneficios. Cuando un empleado es liberado del servicio activo, debe ser reempleado en su antiguo trabajo o en el trabajo que habría tenido si no hubiera estado fuera en servicio militar activo. El empleado que regresa debe hacer una solicitud de reempleo dentro de los 90 días de haber salido del servicio activo. Si un empleado ha quedado discapacitado, los empleadores deben proporcionar adaptaciones razonables para permitirle reanudar su trabajo anterior. Si la discapacidad lo impide, debe ser colocado en una posición alternativa con un salario y beneficios comparables, en la medida en que sea posible.

Llenando los espacios vacios

1.

Cree un plan para cubrir las responsabilidades laborales de los empleados cuando estén de licencia. Exigir a todos los empleados que soliciten permiso por adelantado siempre que sea posible. Esto le dará tiempo para hacer arreglos. Instituya un programa continuo de capacitación cruzada para que las tareas esenciales se puedan completar con una interrupción mínima.

2.

Reposicionar las responsabilidades laborales del empleado ausente entre compañeros de trabajo. Esta es la estrategia más común para cubrir a los empleados con licencia, según el Departamento de Trabajo de los EE. UU. Sin embargo, la reasignación de trabajo no siempre es factible para una pequeña empresa. Por ejemplo, en una oficina pequeña puede haber solo unas pocas personas, que tendrían exceso de trabajo o tendrían que dedicar horas extra si se ocupan de la carga de trabajo de un empleado ausente.

3.

Contratar a un trabajador temporal. La ayuda temporal es una estrategia para administrar permisos que puede funcionar incluso para empresas muy pequeñas. Si cuenta con personal entrenado en forma cruzada, pueden asumir tareas esenciales mientras el trabajador temporal realiza tareas de rutina, como la presentación de documentos o la contestación de los teléfonos.

4.

Pídales a los empleados que salgan de sus hogares que trabajen cuando sea apropiado y con aprobación médica. Por ejemplo, un empleado que se está recuperando de una cirugía puede ser capaz de teletrabajar un número limitado de horas para ayudar a llevar a cabo funciones clave. Es posible que deba proporcionar una computadora portátil u otro equipo y una conexión a la red de la empresa.