Cómo escribir una carta de propuesta para el outsourcing

La subcontratación está disfrutando de un aumento en la respetabilidad ahora que las empresas de todos los tipos y tamaños se esfuerzan por contener los costos y operar de manera más eficiente. Hacer caso para la subcontratación a menudo cruza el escritorio de un propietario de un negocio cuando ella busca un préstamo comercial y debe explicar la justificación en una carta de propuesta. Trate el ejercicio como una parte de escritura de problema-solución, una parte de escritura argumentativa, que requiere que usted anticipe y aborde las posibles objeciones. Elija sus palabras con claridad y precisión y luego vea cómo su propuesta llega a buen término.

1.

Evalúe la experiencia de su empresa con la subcontratación y planifique su propuesta en consecuencia. Por ejemplo, si su empresa ha subcontratado funciones de trabajo con resultados positivos, es posible que tenga que “vender fácilmente”. Si ha subcontratado funciones con resultados negativos, sería inteligente tratar cómo su propuesta eliminaría las decepciones del pasado. Y si su empresa nunca ha subcontratado una función de trabajo, sería prudente romper la resistencia y proporcionar información más detallada sobre por qué vale la pena implementar este "concepto novedoso". Anticipar respuestas le ayudará a formular una carta más convincente.

2.

Investigue las opciones de subcontratación para poder responder a una pregunta clave: ¿Cómo encontrará su empresa una persona competente para satisfacer la necesidad actual? Recopilar información y documentar estimaciones de costos. Para vender su propuesta de outsourcing, usted debe ser vendido en él mismo.

3.

Comience su carta de propuesta con un reconocimiento del problema o problema en cuestión y su firme creencia en la solución: la subcontratación. Digamos que está ejecutando un negocio de remodelación en crecimiento que debe presentar ofertas oportunas a clientes potenciales. Su equipo de contratistas está ocupado reuniéndose con los clientes y tomando medidas, pero no tiene tiempo para redactar propuestas profesionales con costos detallados. El trabajo es esporádico: frenético unas semanas y prácticamente inexistente en otras. En este caso, su párrafo de apertura que provoca la reflexión podría decir: "A medida que mi empresa disfruta de un resurgimiento rentable, me corresponde buscar formas en las que pueda continuar brindando el servicio de atención al cliente de primer nivel que mi empresa es conocida por contener costos. En este sentido, creo que debería subcontratar la tarea de redactar ofertas y enviar cartas de clientes a un contratista independiente ".

4.

Retire un paso de su propuesta y describa el problema: en este caso, su equipo de contratistas está luchando para proporcionar ofertas oportunas. Ilustra el problema en términos reales y tangibles con anécdotas. En este ejemplo, puede explicar cómo sus contratistas intentan responder a las llamadas de los clientes, pero no pueden mantenerse al día con el seguimiento: presentar ofertas oportunas de proyectos.

5.

Describe las consecuencias de la situación actual. En este caso, puede detallar cómo sus contratistas están aumentando las horas extraordinarias pero aún no presentan las ofertas oportunas del proyecto. Calcule cuánto valen estas ofertas "perdidas" para su empresa en dólares reales.

6.

Presente su caso de subcontratación y haga hincapié en los aspectos positivos: en este caso, subraye que el contratista independiente que contrate le dará a su compañía el valor de responder rápidamente a los períodos de mayor actividad a la vez que restaura una mayor rentabilidad para su empresa. Explica la "mecánica" del acuerdo de subcontratación, estimando los costos proyectados y el grupo de talentos que obtendrás, según tu investigación. Señale que, a diferencia de un empleado, un contratista no tiene derecho a beneficios médicos ni a otros beneficios de salud, lo que hace que el acuerdo sea un ahorro de costos desde el principio.

7.

Anticipe y envíe objeciones a su propuesta, según la cultura y el historial de su empresa con contratistas independientes. En este ejemplo, podría ceder la obviedad de contratar a un empleado a tiempo parcial o completo, pero luego señalar el desperdicio de pagarle a este empleado durante los períodos de calma en el negocio. Recuerde que la externalización le permite flexibilidad, así como la capacidad de describir sus términos específicos en un contrato escrito. Haga hincapié en que puede delinear claramente estos términos en un acuerdo que puede anularse mediante notificación por escrito.

8.

Exprese su convicción de que la subcontratación es la mejor y más rentable opción para resolver el problema que enfrenta su empresa. Permanezca abierto a las modificaciones de su propuesta y exprese su deseo de discutir el tema en un foro constructivo. Agradezca al destinatario de la carta por su tiempo y consideración.

Propina

• Después de escribir su propuesta, déjela a un lado por unos días para que pueda revisarla con un par de ojos nuevos y un deseo renovado de especificidad. Sé tu peor crítica antes de permitir que otros asuman ese rol.