Cómo escribir una carta indicando que un empleado ya no trabaja allí

A pesar de sus mejores esfuerzos, es probable que en algún momento de la propiedad de su empresa, uno de sus empleados se vaya de la empresa. Ya sea que el empleado renuncie por mayores oportunidades o se retire debido a la finalización, en cualquiera de los casos, es posible que tenga que escribir una carta que indique que un empleado ya no trabaja en su organización.

Conozca los Objetivos de la Carta

Este aviso formal a veces se escribe para anunciar al lugar de trabajo que el empleado ha abandonado la empresa. Pero en la mayoría de los casos, es una carta que escribe a sus proveedores, clientes y clientes, para que sepan que el empleado ya no representa a su empresa y ya no está autorizado para enviar pedidos o prestar servicios en su nombre. Tenga en cuenta a esta audiencia mientras escribe la carta.

El tono de su carta dependerá de las circunstancias específicas de la partida del empleado, pero es importante que enumere primero los objetivos de su carta. Por ejemplo, sus objetivos pueden ser informar al cliente de la partida del empleado y también asegurarle al cliente que ha encontrado una nueva persona para hacerse cargo de su cuenta para que las cosas sigan siendo las mismas. Si el empleado firmó un acuerdo de no divulgación, su objetivo también puede incluir informar al cliente de este hecho para que no cree una situación incómoda en el futuro.

Crear un borrador de trabajo

Su primera oración debe reforzar su compromiso de proporcionar un servicio excepcional. Por ejemplo, podría escribir: “ En XYZ, creemos que hacer que nuestros clientes estén contentos y seguros es nuestra primera prioridad, y hemos pasado años asegurándonos de que su experiencia con nosotros sea de primera clase en todo momento. ”Luego debe informar al cliente que el empleado se está yendo de su empresa.

Puede elegir incluir el motivo caso por caso. Por ejemplo, si su empleado se va porque un cónyuge recibió una oferta fantástica en otra ciudad, puede mencionarlo, ya que arroja al empleado una luz positiva. Después de haber explicado la partida del empleado, es posible que desee identificar al empleado que ha asignado para que se haga cargo de la cuenta del cliente y proporcione la información de contacto de esa persona.

Por ejemplo, podría escribir: “ He asignado al Empleado Y para que se haga cargo de su cuenta, y confío en que su experiencia y conocimiento de sus deseos y necesidades harán que esta transición sea lo más fluida posible. Puede comunicarse con el Empleado Y al 555-555-5555 o por correo electrónico a [email protected]. ”

Tranquilizar al cliente

Luego, asegure a sus clientes que usted valora su negocio y que está disponible para responder cualquier pregunta o resolver cualquier inquietud. Por ejemplo, podría escribir: “ Aunque el Empleado X ya no pertenece a la compañía, puede estar seguro de que continuaremos brindándole el servicio sobresaliente que espera. Para asegurarse de que no haya problemas, comuníquese conmigo por correo electrónico o por teléfono si tiene algún problema, inquietud o pregunta durante esta transición. También me complace organizar una reunión en persona si eso le resulta más cómodo ”.

Revisar y revisar la carta

Entregue su carta a los empleados de la alta dirección en los que confía para que puedan revisar y revisar la carta. Es una buena idea que la nueva persona de contacto que está reemplazando a su empleado saliente también revise la carta. Después de recibir los comentarios y sugerencias de sus empleados, revise la carta hasta que cumpla con el estándar que necesita.

Entregue la carta revisada a las mismas personas que revisaron el primer borrador solo para asegurarse de que ha incluido todos los detalles e información relevantes. Firme la carta y haga arreglos para que se la entreguen a sus clientes.