Cómo escribir procedimientos de préstamos y manuales de políticas

La documentación de políticas y procedimientos de préstamos ayuda a agilizar las operaciones, reducir el desperdicio y mejorar la satisfacción del cliente a través de la estandarización de las tareas de trabajo. Los formatos están supeditados a la naturaleza de las operaciones y los requisitos de los empleados. Si bien la estructura y la profundidad de la documentación difieren, existen formas comunes de crear pautas escritas para que el personal de préstamos las siga.

Manuales de Políticas

Los manuales de políticas están redactados a un alto nivel y resumen las actitudes de la administración hacia las partes críticas de las operaciones. Los manuales pueden referirse a la gestión de riesgos, la documentación de préstamos, los recursos humanos y otros temas importantes. Las secciones sobre valores éticos son comunes, y los métodos para informar sobre las irregularidades se describen en detalle. Los requisitos legales críticos y los esfuerzos de cumplimiento asociados con las regulaciones federales o estatales encajan bien con los manuales de políticas de préstamos. Los manuales deben estar escritos en un lenguaje fácil de entender para todos los empleados.

Procedimientos operativos estándar

Un método para documentar los procesos de préstamo es crear procedimientos operativos estándar. Estos documentos explican por qué el personal está realizando tareas específicas y cuál es el objetivo general del proceso. Las entradas, las salidas y los clientes son componentes típicos de los SOP. Las partes interesadas relevantes deben citarse en el cuerpo del SOP, junto con las referencias a la documentación de respaldo. Un SOP bien escrito tiene el poder de informar a los empleados, estandarizando el procesamiento de préstamos y mejorando la eficiencia general de una organización.

Procedimientos Operativos Estándar del Departamento

La creación de procedimientos de préstamo a nivel de departamento ayuda a ciertos grupos dentro de una organización a estandarizar procesos específicos para su función laboral. Por ejemplo, el personal de contabilidad realiza tareas como registrar entradas de diario y conciliar cuentas de préstamos que otros grupos no realizan. La creación de procedimientos operativos estándar del departamento relacionados con este tipo de tareas mejora el control interno y ayuda a la administración a preparar los estados financieros. Los DSOP resumen los procesos en un nivel alto y describen por qué se realizan las tareas.

Instrucciones de funcionamiento estándar

Tener procedimientos de préstamo que describan cómo se realizan las tareas específicas es beneficioso para los empleados de primera línea. Las instrucciones de funcionamiento estándar se utilizan para este propósito y están escritas de una manera que proporciona una guía paso a paso. Si las tareas son manuales o están preparadas de acuerdo con criterios específicos, puede ser difícil capacitar a nuevo personal. Sin embargo, las SOI facilitan el proceso de capacitación y brindan a los empleados una referencia rápida para utilizar al tiempo que se familiarizan con las nuevas tareas. Si existen deficiencias en el procesamiento de los préstamos o la administración de la cuenta, es útil observar las SOI para evaluar dónde ocurrió el fallo.