Cómo escribir excelentes cartas de servicio al cliente

La correspondencia del cliente se puede utilizar para agradecer a un cliente por su negocio, para alentar el pronto pago, para hacer un seguimiento de una transacción o para responder a una consulta o una queja. La correspondencia, como cartas y correos electrónicos, cuando se redactan y entregan con la previsión adecuada, pueden ayudar a su empresa a aumentar su nivel de servicio al cliente.

Personaliza la Carta

Ponte en el lugar del lector. Diríjase al lector personalmente, utilizando la segunda persona, con la voz activa para atraer al lector y hacerle sentir que la carta está escrita específicamente para él. Una carta que dice "usted nos hace exitosos" tiene mucho más impacto que una carta que dice "tenemos éxito gracias a nuestros clientes". Use la gramática adecuada pero escriba en un tono informal cuando agradezca a un cliente por su negocio o haga un seguimiento de su interacción con el cliente. Haga que el cliente se sienta como si estuviera conversando con ella.

Organiza tus pensamientos

Antes de escribir una carta a un cliente, organice sus pensamientos y determine los objetivos que desea lograr con su correspondencia. Si está escribiendo una carta de ventas para promocionar los productos y servicios de su empresa, deseará incluir aspectos destacados específicos de lo que puede ofrecer y cómo se beneficiará el cliente. Si está escribiendo una carta para dar seguimiento a una sugerencia o queja, asegúrese de saber cuál es la resolución antes de redactar la carta. Si está escribiendo para solicitar un pago, reúna la información que necesita sobre los posibles planes de pago y las ramificaciones para el cliente de no pagar la cantidad requerida. Prepare un esquema que detalle los puntos que necesita cubrir y siga ese esquema cuando comience a escribir para no omitir información importante.

Lee y vuelve a leer la carta

Su carta representa a usted y su empresa. Si contiene errores ortográficos o gramaticales, eso se refleja en usted y le resta significativamente a su mensaje. Una vez que haya escrito la carta, corríjala cuidadosamente para detectar errores y luego léala para ver el contenido. Asegúrese de haber cubierto la información pertinente que preparó en su esquema inicial. Lee la carta como si fueras tu propio cliente. Determine si este es el tipo de carta que le gustaría recibir de una empresa que lo llama cliente.

Aprovecha la Carta Virtual

El correo electrónico se ha convertido en una forma más aceptable de comunicación con un cliente. Trate cada mensaje de correo electrónico como lo haría con una carta impresa. Redacte su mensaje con cuidado, utilizando la gramática, puntuación y saludos adecuados. No presione "enviar" hasta que lo corrija, tal como lo haría con una letra normal. Considere la tecnología de su destinatario al enviar un correo electrónico a un cliente. Todos los sistemas de correo electrónico no siempre pueden leer los mensajes HTML, por lo que es más seguro enviar un mensaje de texto simple. Los correos electrónicos se utilizan mejor para mensajes breves. Si su mensaje es largo y detallado, una carta impresa podría ser la mejor opción. Para comunicaciones de servicio al cliente más cortas que se deben entregar rápidamente, el correo electrónico puede ser una buena solución.