Objetivos de la comunicación empresarial

Como propietario de una pequeña empresa, es tentador ver el estado actual de los asuntos comunicativos como abismal. La prueba está en todas partes; las personas se apresuran en su vida cotidiana y se apresuran a revisar sus mensajes de texto, correos electrónicos y correo postal para ver si han olvidado algo tan urgente, tan crítico que el mundo puede colapsar si no responde a ese texto o correo de voz en este momento. .

Todo este apuro disperso como un pollo sin cabeza le brinda la oportunidad de destacar entre sus empleados, clientes, proveedores, representantes de ventas y asociados externos, como alguien más profesional en comunicación. Eres un comunicador profesional. Puede causar una impresión elegante en todos los que conozca, porque está dispuesto a disminuir el ritmo. Eres lo suficientemente inteligente como para saber que tu buen nombre, marca, imagen y reputación dependen de ser un buen comunicador, por lo que decides mejorar tus objetivos de comunicación empresarial.

Por mucho que ya sepa sobre comunicación, también sabe que tendrá una clara ventaja sobre sus competidores al asegurarse de que:

Repasar el proceso de comunicación básico.
Considere algunas definiciones útiles de comunicación empresarial. Agarre las características reveladoras de la comunicación empresarial. He aquí los objetivos de la comunicación empresarial.

Repasar la comunicación

Por ahora, trate de no pensar en los mensajes de correo de voz que dejó en la máquina de alguien o en los correos electrónicos que envió y que no pudieron obtener una respuesta. Si bien estas son ciertamente formas de comunicación, son una forma. La mayoría de las formas de comunicación son intercambios de dos vías. De esta manera, la comunicación "general" y la comunicación empresarial siguen algunos pasos similares:

El remitente concibe una idea.
El remitente decide cómo expresar la idea con palabras, un proceso que los especialistas en comunicación llaman "codificación".
El remitente elige un medio (el teléfono, un correo electrónico, un mensaje de texto) para enviar la idea. * El remitente transmite el mensaje.
El destinatario recibe y descifra (decodifica) el mensaje.
El destinatario ofrece retroalimentación.

Definir la comunicación empresarial.

Puede ayudar a consolidar su comprensión con una definición, así que considere uno de The Business Dictionary. Define la comunicación como:

"Proceso bidireccional para llegar a un entendimiento mutuo, en el que los participantes no solo intercambian (codifica-decodifica) información, noticias, ideas y sentimientos, sino que también crean y comparten significado".

La comunicación "general" se distingue de la comunicación empresarial, debido al contexto en el que se produce el intercambio, es decir, en un entorno empresarial. Este es uno de esos momentos útiles en los que existen muchas definiciones de comunicación empresarial, lo que le permite improvisar elementos como mejor le parezca.

Una definición ha pasado la prueba del tiempo, escrita por Lawrence David Brennan en su libro de 1960, "Business Communication". Observe cómo subraya el escenario:

“La comunicación empresarial es la expresión, canalización, recepción e intercambio de ideas en el comercio y la industria. ”

El Business Dictionary se ha expandido en esta definición diciendo que la comunicación comercial es:

“El intercambio de información entre personas dentro de una empresa que se realiza para el beneficio comercial de la organización. Además, la comunicación comercial también puede referirse a cómo una compañía comparte información para promover sus productos o servicios a consumidores potenciales . ”

El resultado es que la comunicación empresarial puede tomar dos formas: interna y externa. Por lo tanto, parte de la comunicación que comparte está destinada al mundo que existe y parte de la comunicación que comparte está dirigida a su audiencia interna, es decir, a sus empleados y otros colegas. Piense en la comunicación interna como información confidencial o patentada.

Es poco probable que restrinja el flujo de información a la inversa. En otras palabras, es poco probable que esté en la posición de compartir información con una audiencia externa, mientras la mantiene (o trata de mantenerla) de los miembros de su audiencia interna. Deben mantenerse en el bucle. Como lo pone The Business Communication:

"La comunicación empresarial es esencial para realizar funciones de gestión y garantizar el éxito de la organización".

Centrarse en las características de narración

En este punto, es posible que empiece a darse cuenta de que un poco más que la configuración podría diferenciar la comunicación empresarial de la comunicación "general" que tiene lugar en su mundo. Entonces, si alguna vez se ha preguntado: "¿Cuáles son las características de la comunicación empresarial?", Busque algunas de las siguientes cualidades. Es posible que no estén presentes en todos los comunicados que envíe o reciba. Pero como la comunicación empresarial también tiene un propósito, es probable que ciertas características salgan a la superficie una y otra vez. La comunicación empresarial es:

Factual. La buena comunicación empresarial es objetiva. Nada puede hundir la reputación de un negocio más rápido que informar estadísticas inexactas, verdades a medias y afirmaciones exageradas. Hoy en día, las personas verifican la información para verificar su exactitud, y la tecnología hace que sea relativamente fácil para ellos hacerlo. Los materiales promocionales y de ventas de un negocio le dan un margen de maniobra para presumir y presumir, siempre que las reclamaciones puedan ser respaldadas y validadas. * Claro. La buena comunicación empresarial está libre de declaraciones vagas y ambiguas . El destinatario de un mensaje nunca debe preguntarse de qué se trata un mensaje ”. Una comunicación clara se“ ayuda ”mediante el uso de palabras simples, en lugar de palabras complejas y mediante oraciones directas y declarativas. A muchas personas les resulta más fácil seguir la información cuando se presenta en forma de viñeta o cuando se acompaña de cuadros o diagramas. Estos elementos también mejoran la claridad.
Práctico. La buena comunicación empresarial es útil y necesaria. Ya sea que la comunicación tome la forma de un sitio web comercial, un folleto o un comunicado de prensa, debe haber una justificación que respalde por qué existe la comunicación y cómo las personas pueden beneficiarse de la comunicación.
A menudo persuasivo. La buena comunicación empresarial busca mover a alguien en ese grupo interno o externo para que haga algo. (Y si está claro, debería ser evidente lo que ese "algo" es). Algunos dueños de negocios cometen el error de pasar por alto el poder de los mensajes subliminales en sus comunicaciones. Por ejemplo, publicar los saludos de aniversario internos de la empresa y designar a un "empleado del mes" requiere tiempo y esfuerzo. Pero el mensaje persuasivo implícito debe ser obvio para los empleados perceptivos: "Esta es una empresa que se preocupa, también lo hace su parte y se preocupa por la compañía".
Estratégico. La buena comunicación empresarial se planifica, organiza y ejecuta para que cumpla su objetivo particular.

He aquí los objetivos de la comunicación empresarial.

Como puede sospechar, esos objetivos pueden ser tan variados como los miembros de su personal. De hecho, al mirar alrededor de su oficina, los tipos de comunicación comercial que fluyen internamente pueden reflejar la forma, función o personalidad de sus diversos departamentos. Algunos de los objetivos de la comunicación empresarial incluyen:

Compartir información, que puede representar la mayoría de las comunicaciones comerciales que envía tanto interna como externamente. Dicha información puede ser oportuna, como los informes de ventas y los resultados de las encuestas de satisfacción del cliente. Algunos de ellos pueden ser de naturaleza sensible, como sus informes de ganancias. Y algunos de ellos pueden estar marcados como "confidenciales" y limitarse solo a ciertas personas, como un cambio estratégico en la dirección entre uno de sus competidores. Los objetivos principales de este tipo de comunicación son educar e ilustrar. * Persuadir, que muchas personas asocian fácilmente con ventas, publicidad y materiales de marketing. Cuando estos tipos de esfuerzos persuasivos están bien diseñados, los destinatarios son conmovidos e incluso ansiosos por actuar sobre el mensaje. Sin embargo, la "garantía" que promueve los productos o servicios de su empresa representa solo una parte de la comunicación empresarial persuasiva que puede ser delicado como propietario de una pequeña empresa. La colocación de un vendedor o proveedor obstinado en algún momento puede requerir una apelación persuasiva. Tratar de obtener una variación de zonificación para su empresa podría requerir múltiples esfuerzos persuasivos para los funcionarios del gobierno local y regional. Y no se olvide de sus empleados, que en algún momento pueden cuestionar la sensatez de una nueva política o procedimiento de la compañía. Un correo electrónico persuasivo de usted puede ser justo lo que necesitan para aclararlas.
La evaluación del desempeño y la retroalimentación, que muchos propietarios de pequeñas empresas estarían de acuerdo, es una habilidad que desarrollan con el tiempo. Después de todo, nadie es un evaluador nato del rendimiento y potencial humano. Esta forma de comunicación comercial generalmente es anticipada con entusiasmo por los empleados, especialmente si está vinculada a un aumento de sueldo. Dado que las revisiones son una de las formas en que el propietario de un negocio sigue siendo responsable ante sus empleados, el propietario inteligente se mantiene dentro del cronograma y se asegura de tener un sistema práctico para evaluar el desempeño de los empleados.
Motivando, que podría abarcar desde una nota de agradecimiento enviada a todos los empleados hasta el anuncio de un concurso de ventas vinculado a un premio extravagante. Nadie conoce a sus empleados mejor que usted, por lo que se sigue que nadie sabe mejor cómo motivarlos para mantener o mejorar el calibre del trabajo que producen. Otro objetivo de la comunicación empresarial motivacional es fomentar la camaradería en el lugar de trabajo, que a menudo genera lealtad.
Impartir consejos, que puede ser una de las partes más gratificantes de su papel como propietario de una pequeña empresa. Presumiblemente, sus empleados lo admiran y dependen de usted para el liderazgo, para decirles no solo qué hacer sino cómo hacerlo mejor. Como una forma de comunicación comercial, el asesoramiento puede dirigirse a un individuo o un grupo, según las circunstancias. Diseñados cuidadosamente y con ejemplos útiles para ilustrar sus puntos, estos comunicados pueden convertirse en recursos valiosos para los empleados. Ofrecer sugerencias, opiniones e ideas, que pueden fluir de dos maneras, de usted a sus empleados o de ellos a usted. Dependiendo de la estructura de su negocio, también puede tener gerentes intermedios de los que depende para mantener este flujo. Las sugerencias, opiniones e ideas pueden ser muy prometedoras para mejorar un negocio de muchas maneras, siempre que los egos, las rivalidades y los celos competitivos no interfieran. Además, requiere un compromiso por parte de un empresario seguro y de mente abierta para mantener este tipo de comunicación. En los primeros días, muchos propietarios de pequeñas empresas se comprometen a mantener una "política de puertas abiertas" para sugerencias, opiniones e ideas. Pero luego terminan suplicando la presión del tiempo y, sin saberlo, cortan este valioso recurso. Recomendación de instrucción o capacitación relacionada con el trabajo, que puede realizar usted mismo o subcontratar a un tercero. De cualquier manera, esta forma de comunicación comercial también podría contener un elemento de persuasión, especialmente si sospecha que los empleados pueden oponerse a la recomendación. Sus empleados pueden sorprenderlo: por lo general, apreciarán la oportunidad de expandir sus conocimientos y mejorar sus habilidades, al mismo tiempo que mejorarán su valor para usted. La instrucción y la capacitación a menudo requieren dos ondas de comunicación: la primera en anunciar la capacitación; el segundo para proporcionar información de apoyo, como materiales de referencia.

Al igual que con otros elementos de su pequeña empresa, está obligado a mejorar sus habilidades de comunicación empresarial con la práctica. Entonces, si estaba pensando en contratar a un "director de primeras impresiones", no se moleste. Sus comunicados deben causar la impresión correcta que lo diferencie de la multitud distraída que lo rodea.