Cómo escribir un RFP para materiales de marketing colateral

Cada negocio tiene materiales de marketing complementarios, ya sea una colección de hojas de ventas para su equipo de ventas o folletos de productos para sus clientes. Si bien los materiales de marketing incluyen su sitio web, los "materiales" generalmente se refieren a medios impresos. Si está planificando el lanzamiento de un producto, armando un kit de prensa, revisando materiales desactualizados o asistiendo a una feria comercial, es posible que necesite la experiencia de una agencia o impresora para producir sus materiales. En ese caso, deberá escribir una solicitud de propuesta o RFP.

Planificación inicial

Antes de escribir la RFP, tiene que completar una planificación inicial. Primero, defina el objetivo de sus materiales de marketing colateral. Por ejemplo, si asiste a una feria comercial, necesitará material de garantía, como una pancarta de stand, exhibiciones de mesa y folletos. Luego, establezca un presupuesto, que puede ser un porcentaje de los ingresos brutos reales o proyectados generados por el proyecto. Finalmente, asigne un equipo de proyecto multifuncional, incluidos aquellos que trabajarán en el proyecto, como un gerente de marketing, y aquellos que se beneficiarán del proyecto, como un equipo de ventas.

Los basicos

Comience la RFP con información básica, como una breve descripción general de la empresa y una descripción de su misión o visión empresarial. Preséntate y establece un tono para tus materiales. Si usted es una compañía de bebidas energéticas de nueva creación y su misión es hacer que la vida sea divertida, un proveedor tendrá ideas diferentes que si usted fuera una compañía financiera conservadora. Establecer los tres objetivos principales para los materiales completados.

Alcance del trabajo

Detalle sus expectativas para los entregables finales. Explique cómo se distribuirán o exhibirán los materiales. Describe qué estrategias utilizarás. Por ejemplo, si su garantía es para un kit de ventas, explique cómo sus representantes de ventas utilizarían los materiales en una llamada y qué piezas quedaría con el cliente potencial. También explica lo que está fuera de alcance. Si bien una agencia puede sobresalir en los cambios de marca, tenga en cuenta que su proyecto no incluye eso.

Capacidades del vendedor

Parte de su RFP está diseñada para darle una perspectiva. Pregunte qué capacidades básicas tiene un proveedor. Por ejemplo, si va a una feria comercial y necesita material multimedia, pregunte si la impresora puede producir pancartas y folletos. Si está creando un kit de prensa, pregunte si la agencia también escribe una copia o proporciona un diseño y si tiene un proveedor de impresión para los entregables finales. Pregunte a quién se le asignaría su proyecto y cuál sería el rol de esa persona.

Presupuesto y precios

Sea franco y firme sobre su presupuesto. Puede ofrecer un rango, pero sea claro acerca de su presupuesto máximo. Esto permite que un proveedor apunte a un proyecto y le ponga un precio en consecuencia, pero también sea flexible si surgen costos inesperados. Pregunte qué podría afectar el precio final y cómo se desglosa la estimación.

Línea de tiempo

Al crear su línea de tiempo, incluya la fecha más crítica. Si se dirige a una feria comercial, no utilice la fecha del evento como fecha límite. En su lugar, establezca la fecha límite para cuando necesite enviar los materiales a la ubicación. Trabaje hacia atrás desde su fecha crítica e incluya reuniones importantes en las que otros miembros de su empresa deban ver las pruebas. Pida a los proveedores que proporcionen tiempos de respuesta estándar para proyectos como el suyo.

Selección del vendedor

Una vez que tenga una RFP completa, necesita encontrar proveedores potenciales. Utilice las recomendaciones de su red profesional para limitar su búsqueda. Agencia de revisión o portafolios de impresoras en línea. Cree una breve lista de preguntas calificadas y llame a los proveedores antes de enviar su RFP para evaluar el ajuste del proyecto y la disponibilidad del proveedor. Cuando envíe múltiples RFP, cree una hoja de cálculo para comparar las respuestas sobre el alcance, el costo y las capacidades.