Cómo escribir una respuesta negativa efectiva a un empleado

Si bien desearía poder decirle a su empleado “sí” a cada consulta o solicitud, este no es un deseo realista. Como propietario de una pequeña empresa, a veces tiene menos opciones y recursos, por lo que es necesario decir "no". Escriba una respuesta negativa efectiva para un empleado. Es posible que pueda proporcionar aliento, alternativas o ideas para soluciones que resuelvan la situación positivamente.

1.

Recopile las políticas de la empresa que apoyan su respuesta negativa. Por ejemplo, si su empleado ha solicitado un trabajo compartido y su empresa no proporciona este beneficio a los empleados, busque las políticas de la compañía que describen el trabajo compartido. Si su empleado solicita un beneficio de salud que su compañía no proporciona, busque documentación de recursos humanos que describa este beneficio.

2.

Escribe un saludo formal para comenzar la respuesta negativa. Por ejemplo, podría escribir: "Estimada Karen: Gracias por acercarse a la administración con su solicitud".

3.

Continuar diplomáticamente en la respuesta negativa. Por ejemplo, podría escribir: “Desafortunadamente, no podemos conceder su solicitud de trabajo compartido en este momento. Debido al tamaño de nuestra empresa y al número limitado de personas en nuestro empleo, no tenemos los recursos o el personal para hacer de esta una opción viable para los empleados ". Haga que su respuesta negativa sea clara y concisa y dé al menos una razón para el responder.

4.

Facilite la respuesta negativa con algo alentador o positivo, si es posible. Por ejemplo, podría escribir: “Entendemos lo atractivo que es el trabajo compartido para muchos empleados y estamos comprometidos a proporcionar un entorno de trabajo positivo y beneficioso para nuestros empleados. Nos esforzaremos por agregar beneficios como el trabajo compartido a nuestro plan de negocios tan pronto como sea posible ".

5.

Agradezca al empleado por su paciencia y servicio continuo. Firma la carta. Adjunte la documentación de respaldo para la respuesta negativa.

Propina

• Cualquiera que sea la situación, use el mismo método básico de comunicar una respuesta negativa. Comunique las malas noticias de manera educada, pero firme. Ofrecer razones y ánimo al empleado. Termina la carta lo más positivamente posible.