Cómo utilizar Outlook para la programación de proyectos

Si su empresa ya utiliza Outlook como su aplicación de correo electrónico, no agregue un nivel adicional de complejidad comprando software adicional. Programar el trabajo para los miembros de su equipo, particularmente si el equipo del proyecto es pequeño y los procedimientos son simples, es fácil usar Outlook. Una vez que haya creado la estructura de desglose del trabajo, asigne el trabajo creando nuevas tareas y enviándolas a los miembros del equipo del proyecto por correo electrónico.

1.

Abra Outlook y configure una carpeta para que contenga información sobre su proyecto. En el menú Archivo, elija la entrada "Nuevo" y seleccione la opción "Carpeta". Nombra la carpeta. Por ejemplo, ingrese "Tareas para la programación de proyectos".

2.

Solicite a un miembro del equipo que complete una tarea creando una nueva tarea. En el menú Archivo, elija la opción "Solicitud de tarea" o presione las teclas "Ctrl-Shift-U". En "Para ...", ingrese la dirección de correo electrónico del miembro del equipo que desea asignar a esta tarea.

3.

Ingrese una breve descripción de la tarea asociada con esta parte del cronograma del proyecto en el campo "Asunto". Por ejemplo, ingrese "Reúna requisitos, restricciones presupuestarias y objetivos estratégicos".

4.

Especifique la fecha de inicio y la fecha de vencimiento según su estructura de desglose de trabajo.

5.

Seleccione una prioridad. Sus opciones son bajas, normales y altas. A menos que la tarea sea urgente, asigne la prioridad normal.

6.

Haga clic en los botones de alternar para la tarea. Puede mantener una copia actualizada en su propia lista de tareas y recibir un informe de estado cuando el miembro del equipo del proyecto complete la tarea o hacer que Outlook le envíe las actualizaciones automáticamente. El valor predeterminado es enviarlos automáticamente.

7.

Use el cuerpo del mensaje para incluir más detalles sobre la tarea asociada con esta parte del cronograma del proyecto. Por ejemplo, incluya detalles sobre el proyecto, otros miembros del equipo y enlaces a información del proyecto, como plantillas o políticas y procedimientos.

8.

Establezca la repetición de esta tarea, si se repite a lo largo del calendario del proyecto. Por ejemplo, a los miembros del equipo se les puede pedir que envíen informes de estado cada semana. Además, puede hacer clic en el botón "Clasificar" para asignar una categoría de color a esta tarea. Por ejemplo, asigne todas las tareas asociadas con los informes de estado al color azul.

9.

Haga clic en el botón "Enviar" para enviar la tarea. El destinatario también puede agregar un recordatorio para ayudar a mantener el horario.

10.

Reasigne tareas abriendo el mensaje que contiene la solicitud de tarea. En el menú Acciones, haga clic en la opción "Asignar tarea". En el campo "Para ...", ingrese la dirección de correo electrónico del nuevo destinatario.