Cómo utilizar Outlook para organizarse mejor

A medida que el entorno laboral de hoy se vuelve cada vez más complejo y acelerado, mantenerse organizado a menudo puede ser un desafío. Outlook es parte del paquete de software de productividad de Microsoft Office y se puede encontrar en muchos entornos de trabajo, desde la educación hasta el mundo corporativo. Sus características le permiten agilizar sus comunicaciones y contactos electrónicos. Con Outlook, también puede administrar sus actividades diarias y delegar tareas.

Email

Con el Asistente de reglas de Outlook, puede configurar funciones de correo electrónico automatizadas que ahorran tiempo. Según las reglas que cree, puede eliminar automáticamente algunos mensajes de correo electrónico y reenviar otros. Puede organizar su correo electrónico creando reglas que los muevan a varias carpetas. Outlook también le ayuda a administrar el correo no deseado permitiéndole crear reglas que enviarán el correo electrónico no deseado entrante directamente a su carpeta de "Correo no deseado". Para el correo electrónico que envía regularmente, también puede crear y guardar plantillas.

Calendario

La función Calendario de Outlook le permite administrar sus reuniones y otras citas importantes. Puede hacer un seguimiento de sus citas en el calendario y puede enviarse recordatorios repetidos, con minutos o días de antelación. Si está planeando una reunión, envíe invitaciones a otros. Esas personas pueden aceptar o rechazar su invitación. También pueden proponer una nueva fecha de reunión. Esto le permite hacer un seguimiento de la cantidad de personas que asisten.

Contactos y Shortcouts

Gestiona tus contactos profesionales y personales con la función Contactos. En Outlook, puede mantener un registro de direcciones, números de teléfono, direcciones de correo electrónico y otra información de contacto. Puede agregar esta información a Word y otros documentos. La función Contactos le permite crear listas de distribución para que pueda enviar correos electrónicos de manera rutinaria a grupos de personas sin tener que agregar a cada individuo al correo electrónico. Para acceder rápidamente a la información de uso frecuente, puede crear accesos directos a documentos en su computadora o red y crear accesos directos a sitios web de uso frecuente. Estos accesos directos se pueden almacenar y acceder en el panel Accesos directos de Outlook.

Tareas y Notas

Crea y administra listas de tareas con la función Tareas de Outlook. Puede configurar tareas únicas y recurrentes. Outlook le permite programar fechas de vencimiento y recordatorios. Si una tarea está vencida, automáticamente se vuelve roja. Desaparece de su lista de tareas cuando lo marca como completado. También puede delegar tareas a otros. En la vista "Notas", puede escribir y administrar recordatorios para usted mismo. Al hacer clic en "Nuevo" se creará una nueva nota. Al hacer clic con el botón derecho del ratón, puedes codificarlo por colores para una mejor organización.