Cómo utilizar Microsoft Access para facturación

Microsoft Access es parte de Microsoft Office Suite de soluciones para el hogar y los negocios. Las personas con MS Office 365 en una PC deben tener acceso a MS Access 2016. Si está trabajando con una versión anterior de MS Office, es posible que deba descargar la adición si aún no forma parte del paquete. Microsoft Access es una herramienta de creación y gestión de bases de datos. Una de las cosas poderosas que este programa le permite hacer es utilizar datos ya establecidos para crear y administrar facturas.

Primero crea la base de datos

Si bien puede crear manualmente una factura desde cero cuando sea necesario, sería ignorar el poder de todo el programa Access. Establezca los parámetros de la base de datos que incluyan toda la información pertinente que desee rastrear y mantener. Esto debe incluir el nombre de contacto, dirección, teléfono, fax y correo electrónico de clientes habituales, proveedores o socios comerciales. Si el contacto tiene un sitio web u otra información pertinente, inclúyalo en la base de datos. Una tabla de datos podría ser información del mayorista para productos que incluyen el nombre del producto, SKU, precios al por mayor y precios al por menor. Otra tabla de datos podría ser datos del cliente.

Para crear la base de datos, use la sección Tablas que es similar a Excel. La diferencia es que Access está diseñado para tomar las tablas y crear conectividad a medida que usa otras herramientas en el programa. Cree los encabezados de datos e ingrese sus datos para construir la base de datos.

Crear una plantilla de factura

Una vez que haya establecido la base de datos, cree la factura. Abra Access y seleccione Crear factura en el menú de opciones de la izquierda. Cuando esté resaltado, vaya al menú superior y seleccione Crear y luego Asistente para formularios . El asistente de formulario toma la información que selecciona de diferentes tablas para integrarlos en un formulario: la factura. Seleccione los componentes con plantillas para incluir en el formulario de factura, incluidos el número de factura, la fecha de venta, la identificación del cliente, la identificación del producto, la cantidad y el precio. Hay otras opciones, pero estos son los componentes fundamentales necesarios en la factura. Agrega a tu plantilla como desees.

A medida que trabaja con el creador del formulario de factura, determina qué información se muestra en el encabezado y qué información se incluye en los subcampos. Personalice la factura para que se ajuste a su aspecto de factura preferido. Una vez que tenga toda la información requerida, seleccione Finalizar . Nombre la plantilla, que se almacena en la Tabla de facturas.

Nueva factura de cliente

Para generar una nueva factura de cliente, vaya a la barra debajo del cuadro Tabla de facturas. Seleccione Nuevo registro para una nueva factura para un cliente. Cada sección de la Tabla de facturas se convierte en un menú desplegable para que pueda extraer información de la factura. Por ejemplo, si el cliente ya está en la base de datos, elija el nombre en el menú desplegable Cliente. Haga lo mismo para la fecha de compra, los productos y cualquier cambio en los precios.

Si necesita realizar algún ajuste en la factura, seleccione la pestaña Diseño en la fila superior del menú. Esto le permite expandir y agregar cuadros de texto y campos de información como subtotales. En la pestaña Diseño, use las opciones de Campos de expresión en el lado derecho para crear campos calculados a partir de la información dentro de la plantilla ya creada. Guarde la factura para retener todos los datos.

Plantillas de terceros

Los desarrolladores de Microsoft han creado muchas plantillas para MS Access, por lo que no tienes que crear las tuyas. Muchos son gratuitos, aunque algunos están a la venta. Busque una plantilla que satisfaga sus necesidades para limitar la cantidad de personalización requerida.