Cómo utilizar la combinación de correspondencia

Cuando necesite enviar copias de la misma carta a varios destinatarios, crear sobres o etiquetas personalizados para enviar a varios contactos o si desea que un correo electrónico masivo suene más personal, puede usar la función Combinar correspondencia en Microsoft Word. Con esta herramienta, puede utilizar datos de una hoja de cálculo de Excel existente, una lista en Word o sus contactos de Outlook y personalizar un documento rápidamente.

Fusión de una hoja de cálculo de Excel

1.

Inicie Word y abra un nuevo documento en blanco. Seleccione la pestaña "Mailings", señale "Start Mail Merge" y elija el tipo de documento en el que desea fusionar su lista, como "Cartas" o "Sobres".

2.

Haga clic en "Seleccionar destinatarios" en el grupo Combinar correspondencia y elija la opción apropiada. Elija "Usar una lista existente" para usar los datos en una hoja de cálculo de Excel.

3.

Navegue para encontrar la hoja de cálculo que contiene los datos que desea usar y haga clic en "Abrir". Elija el número de hoja correcto si se le solicita y haga clic en "Aceptar". Se abrirá el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia.

4.

Seleccione la pestaña "Correos". Inserte los campos de combinación que desea usar del grupo Escribir e Insertar campos. Por ejemplo, si está creando sobres, puede seleccionar "Bloqueo de direcciones", que combina los nombres y las direcciones de las personas en su lista.

5.

Haga clic en "Vista previa de resultados" para ver cómo aparecerá su combinación. Edite los campos de combinación o los destinatarios según sea necesario. Haga clic en "Finalizar y fusionar" para completar la combinación y luego imprimir, guardar o enviar los documentos por correo electrónico.

Fusión de una nueva lista

1.

Inicie Word y abra un nuevo documento en blanco. Seleccione la pestaña "Mailings", señale "Start Mail Merge" y elija el tipo de documento en el que desea fusionar su lista, como "Cartas" o "Sobres".

2.

Haga clic en "Seleccionar destinatarios" en el grupo Combinar correspondencia y elija la opción apropiada. Elija "Escribir una nueva lista" si desea escribir una lista de destinatarios en un documento de Word.

3.

Haga clic en "Personalizar columnas" para agregar los encabezados de columna para cada campo que desee incluir en la combinación. Haga clic en el nombre de la columna sobre la cual desea agregar un nuevo campo y haga clic en "Agregar". Escriba el nombre de la columna y haga clic en "Aceptar". Complete los espacios en blanco debajo de los encabezados para cada destinatario que desee agregar a la lista.

4.

Seleccione la pestaña "Correos". Inserte los campos de combinación que desea usar del grupo Escribir e Insertar campos. Por ejemplo, si está creando sobres, puede seleccionar "Bloqueo de direcciones", que combina los nombres y las direcciones de las personas en su lista.

5.

Haga clic en "Vista previa de resultados" para ver cómo aparecerá su combinación. Edite los campos de combinación o los destinatarios según sea necesario. Haga clic en "Finalizar y fusionar" para completar la combinación y luego imprimir, guardar o enviar los documentos por correo electrónico.

Fusión de contactos de Outlook

1.

Inicie Word y abra un nuevo documento en blanco. Seleccione la pestaña "Mailings", señale "Start Mail Merge" y elija el tipo de documento en el que desea fusionar su lista, como "Cartas" o "Sobres".

2.

Haga clic en "Seleccionar destinatarios" en el grupo Combinar correspondencia y elija la opción apropiada. Haga clic en "Elegir de los contactos de Outlook" para seleccionar la información de su lista de contactos de Outlook.

3.

Elija el perfil de Outlook al que desea acceder si se le solicita. Seleccione la casilla de verificación junto al nombre de cada contacto que desea usar en su combinación de correspondencia. Haga clic en Aceptar."

4.

Seleccione la pestaña "Correos". Inserte los campos de combinación que desea usar del grupo Escribir e Insertar campos. Por ejemplo, si está creando sobres, puede seleccionar "Bloqueo de direcciones", que combina los nombres y las direcciones de las personas en su lista.

5.

Haga clic en "Vista previa de resultados" para ver cómo aparecerá su combinación. Edite los campos de combinación o los destinatarios según sea necesario. Haga clic en "Finalizar y fusionar" para completar la combinación y luego imprimir, guardar o enviar los documentos por correo electrónico.

Cosas necesarias

• Microsoft Word 2013

Advertencia

• La información en este artículo se aplica a Microsoft Word 2013. Puede variar levemente o significativamente con otras versiones o productos.