Cómo manejar los reembolsos en QuickBooks

Incluso las compañías más eficientes que venden productos y servicios de alta calidad ocasionalmente deben emitir reembolsos a los clientes por productos defectuosos, servicios incompletos o artículos perdidos en el envío. La emisión de un reembolso le otorga al cliente un crédito que puede usar para comprar un artículo de reemplazo u otro producto de su compañía. Para manejar y registrar los reembolsos de los clientes en su software empresarial QuickBooks, debe crear una cuenta de ingresos dedicada para registrar los reembolsos y un elemento de cargo por cada reembolso. Después de configurar estas funciones, puede crear y canjear descuentos desde el menú "Clientes" en QuickBooks.

Crear una nueva cuenta de reembolso

1.

Lanzar QuickBooks.

2.

Haga clic en la pestaña "Listas" en la barra de menú principal y luego seleccione "Plan de cuentas" en el menú desplegable.

3.

Haga clic en el botón "Cuenta" en la parte inferior de la pantalla.

4.

Seleccione "Ingresos" de la lista de tipos de cuenta. Ingrese el nombre y número de su cuenta preferida en los campos correspondientes.

5.

Haga clic en el botón "Aceptar".

Crear un artículo de cargo de reembolso

1.

Haga clic en la pestaña "Listas" en el menú principal y seleccione "Elementos" en el menú desplegable.

2.

Haga clic en el botón "Elemento" en la parte inferior de la pantalla y luego haga clic en "Nuevo".

3.

Seleccione "Otro cargo" de la lista de tipos de elementos. Ingrese un nombre y una descripción memorables para el elemento de cargo de reembolso en los campos correspondientes.

4.

Haga clic en la flecha que apunta hacia abajo en el campo Cuenta y seleccione la cuenta de ingresos que creó para manejar los reembolsos de la lista de cuentas disponibles.

5.

Borre cualquier cifra del campo "Código de impuestos". Deje la entrada en el campo Cantidad como "$ 0.00".

6.

Haga clic en el botón "Aceptar".

Crear y canjear un reembolso

1.

Haga clic en "Clientes" en la barra de menú superior y seleccione "Crear notas de crédito / reembolsos" en el menú desplegable.

2.

Haga clic en la flecha que apunta hacia abajo en el campo del nombre del cliente, y luego seleccione la entrada para el cliente y el nombre del trabajo para el que desea crear un reembolso.

3.

Escriba el artículo de reembolso y el monto de reembolso en los campos correspondientes en la primera línea. Ingrese el número de reembolso en el cuadro Descripción.

4.

Haga clic en "Editar" en el menú principal y seleccione "Marcar pendiente de nota de crédito".

5.

Haga clic en el botón "Guardar y cerrar". Cuando su cliente canjee el reembolso, abra y envíe la nota de crédito con el sello "Pendiente" en la pantalla Clientes. Haga clic en "Editar" en el menú principal, luego seleccione "Final". Haga clic en el botón "Guardar y cerrar" para completar el procedimiento.

Propina

• Si el reembolso tiene una fecha de vencimiento, ingrese el límite de tiempo en el campo "Memo" del elemento de reembolso.