Cómo dar un resumen exitoso

La clave para brindar una reunión informativa exitosa es mantenerla precisa, concisa y clara. Aunque el objetivo puede ser similar a una presentación o discurso, el formato en sí es diferente. Sin embargo, al igual que en otros tipos de comunicación oral, una reunión informativa exitosa se centra en la audiencia. Si bien la información suministrada durante una sesión informativa es importante, lo más importante es que la información evoca la respuesta deseada.

Mejores Prácticas Generales

Conozca su tema y comprenda completamente los objetivos para llevar a cabo la sesión informativa. A diferencia de un discurso, que a menudo se planifica hasta la última palabra, una sesión informativa exitosa se entrega a menudo de manera improvisada. Todo lo que debe llevar consigo al atril o al podio es un esquema bien organizado o algunas notas estratégicas e información de apoyo, como diapositivas simples pero muy relevantes o folletos para la audiencia.

Dar una reunión informativa organizada

Una reunión informativa exitosa tiene un principio, cuerpo y final distintos. Comience la sesión informativa presentando un resumen general de la información que está a punto de presentar. Una buena idea es simplemente hacer referencia a los puntos principales en su resumen informativo. El cuerpo de la sesión informativa debe hacer referencia a los objetivos en el orden presentado en ese esquema. Organice los puntos principales de cada objetivo en un formato y orden lógicos específicos, como cronológicamente, utilizando un formato de causa y efecto o una organización tópica. El final debe consistir en un breve resumen de la información que se acaba de presentar. Asegúrese de agradecer a la audiencia por escuchar antes de concluir la sesión informativa.

Establecer una presencia de mando

El contacto visual, los movimientos corporales y la voz son elementos cruciales en los informes exitosos. No mire por encima de la cabeza de la audiencia o entre los miembros de la audiencia, sino que mantenga el contacto visual directo como lo haría durante una conversación normal. Busque y preste la atención más directa a los miembros de mayor rango de la audiencia, pero si es posible, intente prestar al menos un poco de atención a cada miembro de la audiencia. Una postura firme y gestos naturales de la mano son importantes, ya que la mayoría de las sesiones informativas se realizan desde detrás de un atril o podio. Habla de forma clara y articulada para que tus palabras sean fáciles de entender. Además, varíe la velocidad, el volumen, la fuerza y ​​el tono de su voz y entrega.

Responder a las preguntas de la audiencia

Una sesión final de preguntas y respuestas es una característica distintiva de una sesión informativa exitosa. Solicite comentarios y esté preparado para responder una variedad de preguntas. Si bien es muy probable que pueda anticipar algunas de las preguntas más comunes, otras pueden parecer surgir de la nada. Si no puede responder una pregunta de inmediato, dígalo y establezca un marco de tiempo para proporcionar la respuesta. Hable con seguridad, mantenga las respuestas breves y no sea evasivo incluso ante una pregunta difícil o negativa.