Las desventajas de un sistema de nómina
Una clara ventaja de un sistema de nómina es que le permite al empleador procesar su nómina y cumplir con las leyes de impuestos de nómina y mantenimiento de registros. El sistema de nómina puede ser manual, subcontratado o computarizado internamente. Cada sistema permite el cumplimiento de la nómina, pero también tiene sus desventajas.
Manual
El sistema de nómina manual requiere que el procesamiento de la nómina se realice completamente a mano. Por lo tanto, tarjeta de tiempo, salarios y cálculo de impuestos de nómina; embargos salariales; y las deducciones voluntarias se realizan manualmente. Además, los cheques de pago y los talones de pago están escritos a mano o impresos en una máquina de escribir. La principal desventaja de este sistema es su alto margen de error. Cuantos más cálculos manuales tenga que realizar el representante de nómina, más errores tendrá que hacer. Además, requiere mucho tiempo porque, para garantizar que la nómina sea precisa, tiene que revisar los datos por tres veces antes de imprimir los cheques. Incluso entonces, es posible perderse errores.
Se requiere la presentación en papel con este sistema, que puede crear desorden. Además, si el representante de la nómina no entiende cómo calcular los impuestos de nómina manualmente, se producen retenciones de impuestos, informes y pagos erróneos. Esto puede resultar en sanciones de agencias tributarias federales y estatales.
Externalizado / Externo
El empleador utiliza el sistema de nómina externo o externo cuando contrata a un proveedor de servicios de nómina. Este último tiene un personal de nómina que, por una tarifa plana, procesa la nómina de sus clientes. Los servicios varían según el proveedor, pero la mayoría de los proveedores de servicios de nómina realizan el procesamiento de cheques y depósitos directos. Muchos también ofrecen impuestos de nómina y administración de beneficios.
Debido a que el empleador confía sus tareas de nómina a una compañía fuera del sitio, puede sufrir por no tener ayuda inmediata cuando sea necesario. Si el proveedor de servicios de nómina tiene muchos clientes, el empleador puede tener que esperar en la fila para resolver cualquier problema. Dependiendo de la urgencia de la situación, esto puede ser frustrante para el empleador. Además, de acuerdo con el Servicio de Impuestos Internos, si el proveedor del servicio de nómina comete un error fiscal, solo el empleador incurre en la multa. Si la nómina se procesa fuera del sitio, si hay un problema con él, es posible que el empleador no lo sepa hasta el día de pago.
En el sitio computarizado
El sistema computarizado interno le permite al empleador utilizar un personal de nómina en el lugar y un software de nómina para procesar su nómina. El empleador debe invertir y mantener el software, que puede ser costoso. Dependiendo de la complejidad del software, el empleador puede tener que pagar por la capacitación del personal de nómina. Además, dependiendo del tamaño de la nómina, el empleador puede tener que emplear un personal de nómina completo. Este sistema puede resultar costoso, ya que puede requerir que el empleador pague salarios y beneficios al personal de nómina, además de pagar por el soporte técnico cuando se producen problemas técnicos con el software. El empleador también tiene que pagar horas extra (si se trabaja) al personal de nómina que califica para ello.
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