Cómo dar formato a un presupuesto de formación

Los gerentes de proyectos de capacitación generalmente usan una aplicación de software de hoja de cálculo para estimar, registrar y monitorear los costos de capacitación. Para desarrollar un formato, establezca una estructura que muestre los gastos necesarios para completar los proyectos de capacitación. Indique la cantidad de dinero necesaria para analizar, diseñar, desarrollar, implementar y evaluar el esfuerzo. También utiliza un presupuesto de capacitación para identificar los fondos reservados para el desarrollo personal, lo que incluye obtener un título o obtener una credencial o certificación.

1.

Abra una nueva hoja de cálculo con una aplicación como Microsoft Excel, OpenOffice.org Calc o Google Docs. En la parte superior de la hoja de trabajo, ingrese el nombre de su organización, su nombre y la fecha. Si su compañía informa sus finanzas trimestralmente, divida su hoja de trabajo en cuatro partes. Use la función SUMA de la aplicación de hoja de cálculo para sumar los costos de cada trimestre y mostrarlos en la parte superior de la hoja de cálculo. Esto proporciona un resumen ejecutivo. Las partes interesadas y los patrocinadores utilizan esta información para aprobar o rechazar su presupuesto de capacitación.

2.

Ingrese el encabezado "Artículo" en la primera columna. Los artículos deben incluir desarrollo de cursos, compras de cursos, costos de certificación, compras de hardware y software, viajes y tarifas de instructor.

3.

Ingrese el encabezado "Descripción" en la segunda columna. Por ejemplo, el desarrollo del curso generalmente incluye realizar un análisis de audiencia, realizar una evaluación de necesidades y crear materiales para el instructor y el alumno. Las compras de cursos incluyen capacitación a su propio ritmo que usted compra a los proveedores, como cursos de capacitación basados ​​en la web ofrecidos por SkillSoft, Microsoft o Global Knowledge Training.

4.

Ingrese el encabezado "Costo" en la tercera columna. Al inicio del proyecto, estime los costos asociados con cada ítem. Puede confiar en la información de proyectos anteriores, obtener cotizaciones de proveedores o consultar a expertos para obtener datos precisos. A medida que avanza su proyecto, actualice esta información para reflejar los costos reales. Actualice las celdas en la hoja de cálculo o agregue una columna adicional, si lo prefiere.

5.

Calcule los costos totales utilizando la función SUM de la aplicación de hoja de cálculo para sumar los costos de cada elemento en la primera columna. Al final de los ítems, ingrese la etiqueta "Total general". Esta cifra representa el costo total de su presupuesto de capacitación. Si su organización requiere informes por trimestre, es posible que deba repetir las líneas de pedido para cada trimestre y luego generar una suma para cada una, por ejemplo, primer trimestre, segundo trimestre, tercer trimestre y cuarto trimestre.

6.

Guarda tu archivo. Imprima su archivo para producir una copia en papel que pueda usar para obtener firmas de aprobación o imprimirlo en un formato en línea, como un archivo PDF, y obtener firmas digitales.

Cosas necesarias

• Aplicación de software de hoja de cálculo