Cómo hacer un seguimiento sin respuesta

En los negocios, a veces puede ser difícil obtener una respuesta de un cliente, proveedor o socio comercial. Si sus llamadas iniciales quedan sin respuesta, hay un proceso que puede utilizar para hacer un seguimiento sin respuesta. Es posible que no termine recibiendo una respuesta de la persona a la que está tratando de llamar, pero al menos puede estar seguro de que recibió su información y de que pudo informarle el motivo de su llamada.

1.

Tenga en cuenta cuándo realizó su primera llamada telefónica en su calendario personal o en el software de gestión de contactos de su empresa. Anote la hora del día que llamó y el contenido del mensaje que dejó.

2.

Programe una llamada de seguimiento durante cinco días después de su llamada inicial. Haga su segunda llamada a una hora diferente del día que su primera llamada. Haga las mismas notas en la segunda llamada que hizo en la primera llamada. Asegúrese de dejar un tipo de mensaje diferente la segunda vez que la primera vez. Incluye la misma información, pero dilo de una manera diferente. Sea agradable en su mensaje, hable despacio y con claridad, y deje un saludo profesional cuando haya terminado.

3.

Repita el proceso para cuatro llamadas más, o hasta que la persona devuelva su llamada. Asegúrese de dejar un mensaje de sonido único con la misma información cada vez, y use un tono profesional y alegre con cada mensaje.

4.

Cree una carta de correo estándar que describa sus intentos de contactar a la persona e incluya las fechas en las que llamó y dejó un mensaje. Termine la carta con su información de contacto y un mensaje que le agradecería una devolución de llamada. Incluya su tarjeta de presentación cuando envíe la carta. Envíe la carta con una solicitud de firma para asegurarse de que se recibió.

5.

Haga un último intento de llamada telefónica cinco días después de recibir el acuse de recibo indicando que recibió su carta. En su mensaje de correo de voz, indique que ha enviado una carta y lea el nombre de la persona que firmó la carta. Diga que estaba llamando para ver si la carta fue recibida y si la persona tenía alguna pregunta.

6.

Llame una vez al mes después de dar seguimiento a la carta si lo considera necesario. La persistencia puede dar sus frutos, y una vez al mes no es lo suficientemente frecuente como para ser considerado una molestia.

Propina

• Evite utilizar el correo electrónico. El correo electrónico es demasiado impersonal y el destinatario puede descartarlo fácilmente. Escribir una carta indica que hizo un mayor esfuerzo para intentar llegar a la fiesta.