Cómo facilitar un equipo

La facilitación de equipos es más arte que ciencia. Los facilitadores efectivos poseen cualidades y características tales como objetividad, buena resolución de problemas, toma de decisiones, gestión de equipos y habilidades de comunicación que son difíciles de medir en términos cuantitativos. El proceso de facilitación determina cómo los miembros del equipo en su pequeña empresa interactúan entre sí y con todo el equipo, así como la forma en que toman decisiones, resuelven problemas y gestionan conflictos como equipo.

Conozca sus responsabilidades

Una perspectiva de facilitación es que un buen proceso producirá un buen resultado. Esta perspectiva significa que el rol de un facilitador de equipo está más centrado en las reuniones de equipo y en cómo los equipos trabajan juntos durante las reuniones que en un producto de trabajo o resultado específico. Las responsabilidades se centran en diseñar y planificar reuniones del equipo, guiar la reunión a medida que avanza y garantizar que haya una participación efectiva y activa. Una vez que finaliza la reunión, los facilitadores siguen siendo responsables de garantizar que las actas de la reunión, incluidos los resultados, las acciones y las preguntas se registren correctamente y cualquier seguimiento requerido se resuelva de manera efectiva antes de la próxima reunión programada.

Crear una agenda

Comience por crear una agenda de reunión detallada que defina claramente el propósito de la reunión y describa los objetivos de la reunión. Distribuya la agenda unos días antes de la reunión para que los asistentes sepan qué esperar y tengan tiempo para prepararse. Cuantos más detalles incluya, más útil será una agenda como herramienta para la facilitación. Una agenda puede, por ejemplo, garantizar que las reuniones no se agoten en su tiempo asignado, mantener a los participantes enfocados, aumentar la participación en las reuniones y eliminar el potencial de cualquier excusa cuando los participantes tienen entregas para presentar.

Establecer reglas de juego apropiadas

Las reglas básicas claras y bien definidas son cruciales para garantizar que el ambiente de la reunión sea cortés y respetuoso, especialmente si espera que se produzca un debate acalorado. Comience la reunión permitiendo que todos participen en el establecimiento de reglas básicas que se centren, por ejemplo, en la participación y el valor de las diferentes opiniones. Incluya una regla básica de confidencialidad y una lista de lo que no se tolerará cuando las opiniones se enfrenten y los participantes no estén de acuerdo, como por ejemplo, las críticas, los insultos o los ataques personales. Registre y visualice las reglas básicas a lo largo de la reunión en un lugar visible.

Observar e intervenir

Mantenga las reuniones de los equipos encaminadas y concentradas en cumplir los objetivos observando lo que sucede e interviniendo cuando sea necesario. Por ejemplo, intervenga cuando uno o dos participantes parecen estar controlando la discusión dirigiendo una pregunta hacia un participante inactivo. Fomente la participación general haciendo preguntas abiertas que fomenten la discusión y la comunicación reflexiva y abierta. Sea directo y directo cuando las discusiones comiencen a desviarse al recordarle al grupo el tema que originalmente estaba en discusión. Ofrezca programar otra reunión para discutir el nuevo tema o avise al grupo que lo incluirá en la agenda de la próxima reunión programada regularmente.