¿Cómo funciona el software financiero con el estado de ingresos y las hojas de balance?

Los estados de ingresos y gastos, junto con los balances generales, forman parte del paquete de informes financieros normales de una empresa creado por el departamento de contabilidad. Este paquete contiene el balance general, el estado de ingresos y gastos, o las ganancias y pérdidas, según la compañía, el estado de flujo de efectivo y el estado del capital contable.

Software Contable o Financiero

Un paquete de software completo para contabilidad incluye varios módulos diferentes, según el tipo de negocio. Estos módulos se incorporan al libro mayor, que genera las cifras de los informes financieros mensuales, trimestrales, semestrales o anuales. Los módulos incluidos son cuentas por pagar, cuentas por cobrar, facturación, nómina, costos de trabajo, inventario, compras, el libro mayor y más, según la forma en que la empresa realice negocios y genere sus productos o servicios.

Entradas

Durante el mes, el departamento de contabilidad ingresa información en el sistema contable. El sistema de cuentas por pagar es para ingresar facturas para pagos tales como alquiler, servicios públicos, gastos de oficina y más. El sistema de nómina acepta entradas para generar la nómina. El módulo de facturación genera facturas a los clientes después de ingresar los datos apropiados, que también se incorporan al sistema de cuentas por cobrar. Los contadores y los empleados de contabilidad crean las entradas que alimentan los datos al sistema. Todos estos módulos interactúan entre sí de maneras específicas establecidas por el software en particular y las necesidades de la compañía. En todos los casos, cada módulo alimenta saldos resumidos en las cuentas del libro mayor.

Periodos contables

El departamento de contabilidad completa la información financiera al final de cada período contable. La mayoría de las compañías informan mensualmente, lo que significa que durante la primera semana del mes siguiente, el departamento de contabilidad trabaja para completar las actividades restantes del mes anterior. Por ejemplo, una empresa puede establecer el tercer día laboral del mes como el límite para ingresar todas las cuentas por pagar del mes anterior. Dependiendo de los procedimientos del departamento de contabilidad de la compañía, la información financiera del mes anterior puede ocurrir en el décimo día hábil del nuevo mes, después de que todas las entradas estén en el sistema y los libros "cerrados".

Informes financieros

Una vez que todas las entradas para el período se completan y los libros "se cierran", los informes financieros pueden comenzar. Debido a que cada uno de estos módulos se alimenta en el libro mayor, y los informes financieros se ejecutan a partir de los saldos de las cuentas en el libro mayor, cada módulo debe cerrarse durante el período para crear informes financieros precisos para el período. El software financiero o de contabilidad generalmente viene con los informes financieros estándar integrados dentro del propio software. La ejecución de los informes es una cuestión de configurar los parámetros del informe y ejecutarlos, con el clic de un botón. Antes de que el departamento de contabilidad envíe los informes financieros a la gerencia, el departamento de contabilidad los revisa para verificar su exactitud. Los contadores tienen métodos para verificar que los informes financieros estén equilibrados.