¿Cómo escribo los procedimientos de nómina?

La nómina desempeña un papel destacado en su negocio cuando tiene empleados que tiene que pagar. Si está cediendo las riendas de la nómina a un empleado o contratando a alguien para que se haga cargo de las responsabilidades de la nómina, al escribir los procedimientos de nómina puede acortar la curva de aprendizaje. La redacción de los procedimientos de nómina también garantiza el mismo resultado cada vez que se procesa la nómina: los cheques de pago de empleados precisos y oportunos.

1.

Describa cómo los empleados documentan y envían tiempo. De acuerdo con el Departamento de Trabajo de los EE. UU., Un empleador puede usar cualquier sistema de cronometraje que desee, ya sea una hoja de asistencia, un sistema de seguimiento de tiempo por computadora o cualquier otra cosa. Anote cómo los empleados envían el tiempo trabajado para el período de nómina y con qué frecuencia se recortan los cheques de nómina. Por ejemplo, si las hojas de tiempo de copias impresas se envían al gerente de recursos humanos, enumérelas en el procedimiento para que la persona que procesa la nómina sepa que es donde deben recoger las hojas de tiempo.

2.

Ir a través de las acciones a medida que escribe. La mejor manera de asegurarse de incluir todos los pasos necesarios para procesar la nómina es escribir los pasos a medida que avanza por las acciones de hacer la nómina.

3.

Escriba cómo calcular los salarios de los empleados. Por ejemplo, si su empresa utiliza un programa de computadora para la nómina, anote los pasos que el empleado debe seguir para ingresar la información de la nómina en el sistema de cada empleado.

4.

Discuta cómo hacer ajustes de pago. Describa los procedimientos que el empleado debe tomar para hacer ajustes a los salarios pagados a los empleados. Por ejemplo, si un empleado toma un día de vacaciones sin pagar, describa cómo se realiza el ajuste de la nómina para deducir el salario de la jornada laboral del cheque del empleado.

5.

Lista de calendario de pagos. Incluya una descripción de la frecuencia en que se verifican los cheques de nómina (semanal, quincenal o mensual).

6.

Describa cómo imprimir cheques o enviar información de nómina al administrador de nómina. Después de que el empleado ingrese la información de nómina en el software de la computadora o el sistema de seguimiento de tiempo, describa cómo imprimir los cheques de nómina o enviar los registros de nómina al servicio de nómina que imprime los cheques para el negocio.

7.

Mantener los registros. El Servicio de Impuestos Internos sugiere mantener registros de pagos de empleados, tales como W-2, tarjetas de tiempo, declaraciones de impuestos y otros registros de nómina por al menos tres años. Describa dónde se almacenan estos registros y cómo el empleado debe manejar la presentación de estos registros o guardar estos registros (electrónicamente y / o en forma impresa).

8.

Pídale a un empleado que pruebe las instrucciones de borrador. Una vez que se escribe el primer borrador de los pasos, pídale a un empleado que siga las instrucciones para ver si procesan la nómina correctamente. Permita que el empleado proporcione comentarios sobre áreas de las instrucciones que no tuvieron sentido o que tuvieron problemas para hacerlo.

9.

Escribir los pasos finales. Usando los comentarios del empleado, refine y ajuste los procedimientos de nómina a un formato final.