Pautas para diseñar una agenda de reunión

La agenda de una reunión debe ser un documento claro y fácil de leer que establezca la agenda de una reunión de manera que los asistentes puedan seguirla. Puede sentirse tentado a hacerlo visualmente interesante, con una variedad de fuentes y estilos de diseño funky; Sin embargo, esto puede distraer y confundir. Considere algunas pautas profesionales cuando diseñe la agenda de su próxima reunión.

Diseño claro

El diseño de la agenda de una reunión debe ser claro y ordenado. Los asistentes a la reunión no deben tener que buscar la información necesaria para seguir la agenda ni deben navegar a través de una gran cantidad de diferentes cuadros, imágenes y otros elementos de diseño. Mantenga el diseño simple y limpio. Incluye un montón de espacio en blanco y solo algunos elementos de diseño para darle un toque de estilo.

Información abreviada

La agenda no es el lugar para proporcionar información detallada; Guarda eso para la reunión. En su lugar, escriba solo una o dos líneas sobre el tema que se tratará en la reunión, ya que la agenda es solo una guía para los asistentes. Incluya información abreviada en el diseño y luego permita que la persona responsable del tema de la agenda amplíe el tema cuando sea su turno de hablar.

Fuentes simples

Puede tener la tentación de agregar un poco de dinamismo a la agenda de la reunión con una fuente original. Sin embargo, esto resta valor al enfoque del documento, que es el programa de la reunión. También puede ser difícil para algunas personas leer. Una fuente simple, como Times New Roman, Arial o Helvetica, utilizada en el tipo de 11 o 12 puntos, es una opción eficaz para una agenda de reuniones de aspecto profesional.

consideraciones adicionales

Incluya un elemento de tiempo, como cinco o 10 minutos, para cada punto de la agenda en el documento para proporcionar una guía de cuánto tiempo debe hablar cada presentador. Asegúrese de que la cantidad total de minutos por elemento no exceda el tiempo asignado para la reunión. También incluya el nombre correspondiente de la persona responsable del tema de la agenda para aliviar la confusión a medida que avanza la reunión.